Impression de carte étudiant : 10 questions à se poser

Conseils

23 Août 2024

Introduction

Cet article vous présente les critères à prendre en compte pour l'identification des étudiants et du personnel des campus et universités. Il vous guidera sur le choix d'une solution d'impression de carte étudiant adaptée à vos besoins spécifiques en vous posant les bonnes questions.

Sommaire

1. Quels types de cartes choisir pour mon établissement ?
   
2. Quel budget allouer pour l'impression de carte étudiant ?
   
3. Quel design choisir pour l'impression de carte étudiant ?
   
4. Ma solution d'impression de cartes est-elle compatible avec d'autres systèmes d'information ?
   
5. Quelle stratégie de gestion des données pour mon établissement ?
   
6. Ma solution d'impression de carte étudiant est-elle évolutive ?
   
7. Ma solution d'impression de carte étudiant est-elle sécurisée ?
   
8. Quelle technologie d'impression choisir pour imprimer des cartes étudiant ?
   
9. Comment distribuer les cartes de mon établissement ?
   
10. Ma solution est-elle adaptée aux besoins des étudiants et du personnel de mon établissement ?

1. Quels types de cartes choisir pour mon établissement ?

Les universités accueillent de nombreuses personnes au sein de leurs locaux. Que ce soit quotidiennement (étudiants, professeurs, personnel de cantine, personnel d'entretien…) ou de manière plus exceptionnelle (fournisseurs, prestataires, conférenciers…), l'accès aux bâtiments par ces différentes typologies de personnes demande à l'université de leur remettre une carte personnalisée (électriquement et graphiquement). Ainsi, il est beaucoup plus efficace de gérer l'émission de ces cartes en définissant des profils utilisateurs, associés à un certain type de carte. Cela implique alors d'émettre des cartes possédant des caractéristiques distinctes, accordées au besoin de l'utilisateur.

Ces caractéristiques doivent tenir compte de plusieurs critères :

• Quelles sont les zones de mon établissement auxquelles l'utilisateur doit avoir accès (salles de cours, salles des professeurs, espace de stockage, salle des serveurs…)
• Pendant combien de temps la personne va-t-elle utiliser la carte ?
• Quel est le niveau de sécurité souhaité pour la carte ?
• En plus de sa fonction de contrôle d'accès, la carte va-t-elle permettre de profiter de services additionnels (impression, cafétéria, transports publics, paiement…) ?
• Quelles sont les données d'utilisation de la carte que je souhaite pouvoir exploiter à des fins de statistiques (popularité des services, habitudes de paiement…) ?

L'ensemble de ces critères doivent vous aider à déterminer les différents types de carte que vous devez être capable d'émettre, selon chacun de vos profils utilisateurs.

2. Quel budget allouer pour l'impression de carte étudiant ?

Le budget demandé aux universités pour l'émission de leurs cartes dépend généralement de 2 critères principaux :

• La taille de la population étudiante
• Les fonctionnalités souhaitées.

Pour optimiser votre budget, et ainsi proposer un service de qualité à un coût raisonnable, voici quelques conseils :

• Estimez : c'est une étape importante pour éviter (autant que possible) les mauvaises surprises. Vous pouvez par exemple rapporter le coût global de l'émission de vos cartes au coût par personne, pour vous aider à ne pas dépasser votre budget cible.

• Priorisez : quelles sont les fonctionnalités et services qui vous semblent indispensables ? Et, au contraire, ceux dont vous pourriez éventuellement vous passer ? Etablissez une liste pour les répertorier et affectez un degré de priorité à chacune.

• Internalisez : le recours à des prestataires ou fournisseurs externes est généralement plus coûteux que d'internaliser. Il est donc judicieux de vous demander quelles sont les tâches que vos employés peuvent facilement réaliser par eux-mêmes pour limiter vos dépenses.

• Rentabilisez : les cartes étudiantes que vous émettez peuvent être sources de revenus. En effet, si vous optez pour une expérience principalement digitale, vous devrez toujours proposer une carte physique associée pour les étudiants qui le souhaitent ou en ont besoin. De cette manière, la carte peut être soumise à des frais et devenir une source de revenus.

3. Quel design choisir pour l'impression de carte étudiant ?

Le choix du design de vos cartes n'est pas anodin : il reflète l'image de marque et les valeurs de votre établissement. Il véhicule votre identité visuelle et vous permet d'être reconnaissable, d'autant plus que l'image renvoyée par les universités est un critère important pour les étudiants dans leur choix d'établissement d'études supérieures.

Les différents éléments graphiques qui la composent doivent donc être choisis avec soin pour proposer une composition globale esthétique. On peut les regrouper sous 5 grandes catégories :

• Identité : votre logo est la représentation graphique de votre établissement, de votre marque. Il est donc indispensable qu'il soit présent sur les cartes que vous émettez en tant qu'élément central de votre identité.
  
• Perception : il est important de tenir compte de la connotation des couleurs pour créer le design de vos cartes (tout en gardant une cohérence avec votre charte graphique le cas échéant). Les couleurs choisies reflètent l'image que vous véhiculez.
  
• Sécurité : la présence d'éléments supérieurs de sécurité contribue à renvoyer une image qualitative de votre établissement, voire une image prestigieuse.
  
• Singularité : les différentes cartes que vous émettez (selon les profils utilisateurs) doivent se différencier les unes des autres mais aussi, et surtout, de celles des autres universités qui peuvent représenter une forme de concurrence.
  
• Qualité : la qualité est celle du design bien sûr mais aussi celle de l'impression. Le rendu final de la carte, une fois imprimée, doit être à la hauteur de votre image de marque.

Pour créer le design parfait pour vos cartes, vous pouvez externaliser la création auprès d'un prestataire. Pour plus d'autonomie, vous pouvez aussi le créer par vous-même, grâce à unlogiciel de personnalisation de cartes. Selon l'imprimante à cartes choisie, ce logiciel peut être fourni.

4. Ma solution d'impression de cartes est-elle compatible avec d'autres systèmes d'information ?

Votre solution d'émission de cartes doit être en mesure de fonctionner avec d'autres systèmes existants ou futurs, sans restriction d'accès ou de mise en œuvre. C'est ce qu'on appelle l'interopérabilité. Cela permet notamment de garantir la compatibilité entre les cartes émises et les différents terminaux avec lesquels elles seront amenées à communiquer.

L'interopérabilité de votre système est quasiment indispensable pour garantir l'indépendance et l'évolutivité de votre système d'émission de cartes. Ce dernier doit effectivement pouvoir répondre aux spécificités de votre besoin, sans pour autant vous rendre dépendant du fournisseur de la solution. De plus, il doit être capable de s'adapter à vos nouveaux besoins et aux nouvelles technologies.

5. Quelle stratégie de gestion des données pour mon établissement ?

La gestion des données est un processus complet qui implique de recueillir, de stocker et d'utiliser les données de manière sécurisée et efficace. Cette gestion peut être internalisée au sein de votre établissement, externalisée auprès d'un fournisseur ou même organisée de manière hybride.

Pesons les pour et les contre de ces 3 types de solutions :

• En interne : la gestion sur site de vos données vous permet de les garder en interne, sans avoir à les partager à un fournisseur tiers. Vous conservez alors toutes vos données et en contrôlez mieux la gestion. En contrepartie, ce mode de fonctionnement demande d'internaliser certaines compétences techniques indispensables à la bonne gestion des données mais aussi un ensemble d'équipements informatiques adaptés (serveur, logiciels…). Ainsi, le coût peut être plus élevé qu'une gestion des données en externe.
  
• En externe : la mise en place d'une solution externalisée pour la gestion de vos données est simple et présente un rapport qualité/prix souvent intéressant. En effet, les coûts liés à la gestion de vos données sont entièrement supportés par le fournisseur de la solution choisie (vous ne payez alors que l'abonnement). Ce type de solution est la plupart du temps gérer via le cloud, ce qui vous permet d'accéder à distance à toutes vos données. Cependant, en externalisant la gestion de vos données, vous devenez dépendant du fournisseur choisi et êtes tributaire de la disponibilité de son service. De plus, les données sont partagées au fournisseur et passent alors sous son contrôle.
  
• Hybride : certains environnements informatiques associent des applications disponibles sur site avec un service cloud. Les avantages et les limites des 2 modèles s'appliquent alors de la même façon.

Tableau comparatif sur la gestion des données

Quelle que soit la solution que vous choisissez, vous restez garant de la confidentialité des données et devez connaître précisément le lieu d'hébergement des données. Les réglementations en vigueur de votre pays vous donnent également la liste de vos obligations pour une gestion de données en bonne conformité.

6. Ma solution d'impression de carte étudiant est-elle évolutive ?

Si vous envisagez d'opter pour un mode d'émission de cartes décentralisée, ou si c'est déjà le cas, il est vivement recommandé de choisir des imprimantes à cartes évolutives. Pourquoi ? Pour pouvoir les faire évoluer en même temps que vos besoins, votre établissement, les attentes des porteurs de cartes et en particulier des étudiants, les technologies, les tendances…

La capacité de votre solution d'émission de cartes à évoluer dans le temps va vous permettre de :

• Satisfaire vos nouveaux besoins, grâce à de nouvelles fonctionnalités et options : certaines imprimantes à cartes du marché peuvent facilement intégrer de nouvelles options et fonctionnalités, directement sur site. Plutôt que de changer d'équipement, vous faites alors évoluer celui que vous possédez déjà : c'est économique, pratique et écologique.

Exemple : capacité à imprimer en recto-verso, ajout d'un module de lamination, nouveaux modules d'encodage…

• Augmenter votre production, via l'intégration de nouvellesimprimantes à cartes : le nombre de personnes que vous accueillez dans votre établissement peut accroître au fil des années. Votre besoin en cartes peut donc lui aussi augmenter. Il est donc primordial que la solution déployée puisse facilement accueillir de nouvelles imprimantes à cartes dans son environnement.

Exemple : imprimantes desktop, bornes libre-service, solutions sur mesure

7. Ma solution d'impression de carte étudiant est-elle sécurisée ?

Les conséquences d'une installation non suffisamment sécurisée peuvent être désastreuses, surtout en ce qui concerne les données : perte ou utilisation abusive de données, paiement frauduleux, usurpation d'identité…

Pour optimiser au maximum la sécurité de votre installation, voici ce que nous vous conseillons :

• Limitez les accès : ne donnez les droits d'accès à votre installation seulement si cela est réellement nécessaire. Plus vous limiterez le nombre de personnes qui peuvent accéder à votre installation, plus vous limiterez le risque d'erreurs liées aux interventions humaines.
  
• Classifiez les données : identifiez les données les plus sensibles pour leur accorder une sécurité accrue à l'aide de système de cryptage par exemple.
  
• Surveillez les potentielles cybermenaces : mettez en place une politique de cybersécurité qui permette d'assurer une surveillance et qui reprend les actions à mettre en place en cas d'attaque. Des outils spécialisés existent pour alerter en temps réels sur des évènements suspects.
  
• Assurez un nettoyage régulier : supprimez régulièrement les données non utilisées pour éviter qu'elles restent accessibles sans raison. Cela peut aussi vous permettre de faire une économie car le coût de votre solution dépend en partie de la quantité de données stockées.

8. Quelle technologie d'impression choisir pour imprimer des cartes étudiants ?

Il existe différentes technologies d'impression de cartes. Selon le résultat final que vous souhaitez obtenir et selon le futur usage de vos cartes, une technologie sera plus adaptée qu'une autre. Parfois, il peut même être intéressant de les combiner entre elles, afin de couvrir l'ensemble de vos besoins.

• D2T2 : aussi appelée « impression directe sur carte » , l'encre présente dans le ruban va être directement déposée sur la carte par un processus appelé la sublimation. Cette technologie est la plus courante et donc aussi la plus abordable et offre une impression de qualité avec une résolution de 300 dpi. Selon l'imprimante choisie, certains éléments de sécurité, comme un effet UV, peuvent être directement apposés sur la carte.
  
• Retransfert : aussi appelée « transfert inversé » , cette technologie d'impression se fait en deux étapes. Le design de la carte est d'abord imprimé sur un film, et ce dernier est ensuite transféré sur la carte. Le retransfert permet d'accéder à une qualité d'impression exceptionnelle de 600 dpi et d'imprimer sur différentes matières de cartes (PVC, PVC composite, PET, polycarbonate…).
  
• Rewrite : le rewrite permet de personnaliser des cartes réinscriptibles simplement par un procédé thermique, qui fait apparaître et disparaître l'encre contenue directement dans la carte. La carte réinscriptible peut donc être effacée et réimprimée de nombreuses fois (selon l'usage qui est fait de la carte). C'est donc très économique et aussi écologique.

Pour tout savoir sur le rewrite, téléchargez notre guide dédié gratuit.

9. Comment distribuer les cartes étudiantes de mon établissement ?

La période de remise des cartes étudiantes peut générer un flux important de personnes. Il existe différentes façons de produire et de remettre ces cartes, pour ainsi gérer au mieux l'affluence dans vos bâtiments.

• Emission instantanée en comptoir d'accueil : chaque carte étudiante est personnalisée et imprimée à la demande, par un membre du personnel de l'établissement. La plupart du temps, ce mode de fonctionnement prend alors place à un comptoir d'accueil, à l'aide d'une imprimante à cartes desktop. La carte est remise en main propre à l'étudiant, pendant les horaires d'ouverture prévues.
  
• Emission instantanée via borne libre-service : la carte étudiante est également personnalisée et imprimée dans l'instant mais l'étudiant obtient sa carte en toute autonomie. La borne libre-service est alors équipée d'une imprimante à cartes, spécifiquement développée pour cette utilisation. L'étudiant peut bénéficier de ce service sur des plages horaires souvent élargies.
  
• Emission instantanée en grande série : la personnalisation et l'impression des cartes sont réalisées en lot, de manière anticipée. Généralement, plusieurs imprimantes à cartes sont déployées dans un objectif de productivité, et disposées généralement dans un espace dédié à accès restreint. La carte est alors déjà prête lorsque l'étudiant se présente pour la récupérer. Cette production en grande série nécessite d'avoir une base de données complète et exacte en amont.

Ces différentes solutions de production et de remise des cartes étudiantes sont combinables entre elles, ce qui vous offre encore plus de flexibilité et d'efficacité.

10. Ma solution est-elle adaptée aux besoins des étudiants et du personnel de mon établissement ?

Comme toutes les générations, celle des « digital natives » a des aspirations bien établies. Voici quelques pistes de réflexion en accord avec les principales attentes des étudiants de cette génération Z :

• Privilégier les valeurs : les étudiants de la génération Z sont assez sensibles à la notion de « valeurs » et sont d'autant plus enclin à choisir une université qui revendique ses convictions et qui n'hésite pas à les afficher. La carte étudiante peut être un de ces supports qui vous serve à communiquer sur vos engagements et à donner une image prestigieuse de votre établissement.

• Favoriser l'inclusion : cet enjeu est un vrai sujet et de nombreuses composantes doivent être prises en compte. Parmi elles, celles du genre en est une majeure : 60% des membres de la génération Z pense que les options de genre dans les formulaires ne devraient pas se limiter à « Homme / Femme ». Il peut donc être intéressant de tenir compte de cette donnée pour adapter vos formulaires notamment.

• Préserver l'environnement : « la génération Z croit fermement que l'homme est à l'origine du changement climatique ». En partant de ce constat, vous pouvez par exemple collaborer avec un organisme œuvrant pour la protection de l'environnement et créer une carte étudiante dédiée. Ce type d'action existe déjà dans le secteur bancaire, et il serait tout à fait pertinent de le décliner dans le secteur de l'éducation.

• Dépenser intelligemment : un des principaux critères d'achat de la génération Z est le prix. Elle n'hésite donc pas à s'orienter vers des magasins de seconde main et friperies. Pour aller dans ce sens, vous pouvez établir des partenariats avec des commerçants en accord avec cette démarche pour que vos étudiants puissent bénéficier de réduction sur présentation de leur carte.

Ces pistes de réflexion doivent vous aider à développer votre solution dans sa globalité, adaptée à votre besoin et à votre ambition, et ainsi pour vous permettre de vous différencier des autres établissements.

Pour en savoir plus sur l'inclusion et la sécurité dans les établissements d'enseignement supérieur, téléchargez notre livre blanc gratuit.

Notre choix pour l'impression de carte étudiant

Il existe plusieurs solutions pour imprimer vos cartes étudiantes. Chez Evolis, nous proposons des imprimantes à cartes adaptées à vos besoins et à ceux de votre établissement tels que les campus ou les universités. Voici les modèles d'imprimantes que nous recommandons pour l'impression de vos cartes d'étudiant :

Imprimantes à cartes Evolis pour Campus et Universités

Tableau comparatif des imprimantes Agilia et Primacy 2

Bornes libre-service pour Campus et Universités

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