Professionelles Mahnwesen und Inkasso – so geht’s!

Ausgangslage

Deutschland verzeichnet einen deutlichen Anstieg der Unternehmensinsolvenzen. Die Unternehmen stehen vor erheblichen Herausforderungen wie Inflation, Energiekosten und Lieferkettenprobleme. Die Konsumzurückhaltung der Verbraucher wirkt sich ebenfalls negativ auf die Unternehmen aus.

Fehlende Liquidität: Einer der häufigsten Gründe für eine Insolvenz

Ein Indikator für die angespannte Situation bei den Unternehmen ist die Analyse des Zahlungsverhaltens. Das Zahlungsverhalten der Firmen hat sich verschlechtert. Die durchschnittliche Zahlungsfrist in Deutschland beträgt 30 Tage. Beglichen werden die Forderungen jedoch erst nach 45 Tagen, was einem Zahlungsverzug von zwei Wochen entspricht. Das schlechte Zahlungsverhalten von Unternehmen belastet insbesondere kleine und mittelständische Betriebe. Dies liegt daran, dass ein Mangel an Liquidität, der durch verspätete oder unbezahlte Rechnungen entsteht, als eine der häufigsten Ursachen für Insolvenzen gilt.

Gründe für schlechtes Zahlungsverhalten Ihrer Kunden

Hauptgründe für das schlechte Zahlungsverhalten sind Liquiditätsschwierigkeiten. Teilweise werden Rechnungen auch deshalb verspätet bezahlt, weil dies als "günstige" Finanzierungsform gilt. Zuerst werden Rechnungen der wichtigsten Lieferanten bezahlt, gefolgt von Rechnungen der öffentlichen Hand (Steuern, Abgaben etc.). An dritter Stelle werden Bankverbindlichkeiten (Zins, etc.) und Finanzgesellschaften bezahlt. Lieferanten, welche für die eigene Produktion austauschbar sind, rangieren weit hinten.

Für schnelle Zahlung sorgen

Viele Unternehmen räumen ihren Kunden Zahlungsziele ein und werden damit zum Kreditgeber Lieferantenkredit. Für den Erfolg eines Unternehmens ist es von Bedeutung, diese Forderungen als wichtige Ansprüche zu sehen im Hinblick auf die Sicherstellung seiner Liquidität.

a) Bonitätsprüfung als Vorsorge gegen Forderungsausfälle

Prüfen Sie vor Abschluss von Lieferverträgen die Bonität Ihrer Kunden, denen Sie Zahlungsziele einräumen wollen. Greifen Sie dabei auf verfügbare Informationen zurück, die eine Bewertung der Kundenbonität erlauben. Kunden mit unzureichender Bonität sollten Sie kein Zahlungsziel einräumen und Vorkasse verlangen. Bonitätsauskünfte erhalten Sie bei Wirtschaftsauskunfteien.

Welche Zahlungsziele können Sie Ihren Kunden einräumen? Um diese Frage zu beantworten, benötigen Sie ausreichend Informationen über deren Bonität. Das gilt vor allem für neue Geschäftspartner und Kunden, bei denen es um größere Rechnungssummen geht.

b) Sorgfältige Einräumung von Zahlungszielen

Verkaufen Sie Ihre Leistung nicht über großzügige oder branchenunübliche Zahlungsziele. Bieten Sie Ihren Kunden vielmehr Anreize, möglichst rasch zu zahlen (Skonto). Bei größeren Kreditbeträgen sollten Sie Sicherheiten fordern (z.B. Bankbürgschaften). Kalkulieren Sie in jedem Fall Ihre eigenen Kosten, die Ihnen durch den Lieferantenkredit entstehen, in den Angebotspreis ein.

c) Zügige Rechnungsstellung

Wenn Sie Ihre vereinbarte Leistung erbracht haben, stellen Sie unverzüglich Ihre Rechnung.

Achten Sie darauf, dass Inhalte und Form der Rechnung korrekt sind, die Rechnungsadresse stimmt und Ihre erbrachten Leistungen richtig und vollständig aufgeführt werden. Stellen Sie sicher, dass die jeweils vereinbarten Preise in Rechnung gestellt werden.

Ungenauigkeiten und Fehler können von Ihren Kunden genutzt werden, die Zahlung hinauszuschieben oder zu verweigern. Je länger Sie mit der Rechnungslegung warten, umso wahrscheinlicher wird der Zahlungsausfall.

d) Überwachung der Zahlungseingänge

Achten Sie darauf, dass Zahlungstermine und Zahlungsbeträge in Ihrem Rechnungswesen genauestens überwacht werden.

Organisation des Mahnwesens

Wenn Ihr Kunde eine Rechnung nicht wie gefordert bezahlt, sollten Sie ihn daran erinnern. Bevor Sie die erste Mahnung senden, sollten Sie intern prüfen, ob Sie Ihre Leistung wie vereinbart erbracht haben oder der Kunde Mängel reklamiert hat.

Klären Sie vorab:

• Ist die Lieferung vollständig erfolgt?
• Welches Zahlungsziel wurde eingeräumt?
• Wann wurde die Rechnung an den Kunden versendet?
• Ist ein möglicher Zahlungseingang geprüft worden?
• Bestehen Reklamationen und sind diese berechtigt?

Planung der Ein- und Auszahlungen

Beachten Sie, dass säumige Zahler die Unternehmensexistenz gefährden können. Planen Sie Ihre Finanzen sorgfältig. Berücksichtigen Sie bei Ihrer Liquiditätsplanung die Zahlungen aus Kundenforderungen nicht zu optimistisch. Ermitteln Sie daher die durchschnittliche Zahlungsfrist Ihrer eigenen Forderungen und berücksichtigen Sie diese bei Ihrer Finanzplanung.

Finanzierung der Forderungen

Sprechen Sie frühzeitig mit Ihrer Hausbank über die Finanzierung möglicher Außenstände und warten Sie nicht, bis Sie selbst aufgrund der hohen Forderungsbestände Ihre verfügbare Kreditlinie vollständig ausgeschöpft haben. Denken Sie gegebenenfalls über die Forderungsfinanzierung mittels Factoring nach.

Externe Hilfestellung beim Forderungseinzug

Sofern Ihr Mahnwesen nicht zum gewünschten Erfolg führt, zögern Sie nicht, externe Hilfe in Anspruch zu nehmen. Drohen Sie dies in einer zweiten schriftlichen Mahnung an. Zahlt der Kunde auch dann nicht, beauftragen Sie ein professionelles Inkassoinstitut, Ihre Forderung einzutreiben. Je länger Sie mit diesem Schritt warten, desto unwahrscheinlicher wird es, dass Sie Ihr Geld bekommen.

Forderungen durchsetzen in 6 Schritten

Unternehmen geraten nicht selten in ernste Liquiditätsschwierigkeiten, wenn Kunden ihre Rechnungen nicht zahlen. Viele Unternehmer sind in dieser Lage unsicher, wie sie die ausstehenden Gelder eintreiben sollen. Sie wollen ihre Kunden nicht verprellen und verlieren wertvolle Zeit. Deshalb sollte man strukturiert vorgehen, um Außenstände nicht zu Liquiditätsproblemen werden zu lassen.

Fälligkeit und Verzug

Ist eine Leistung erbracht, so ist der vereinbarte Preis sofort "fällig". Es sei denn, auf der Rechnung ist etwas anderes vermerkt. Beispiel: "Zahlbar ohne Abzug bis spätestens …".

Der "Verzug" bezeichnet dann den Zeitpunkt, von dem an der Gläubiger gegenüber dem Schuldner weitergehende Rechte (z.B. Verzugsschaden) geltend machen kann, wenn die Rechnung nicht bezahlt ist.

Ein Firmenkunde kommt spätestens dann in Verzug, wenn er eine Rechnung nicht innerhalb von 30 Tagen nach Leistungserbringung bezahlt (nach § 286 Abs. 3 BGB).

Schritt 1: Erstes Mahnschreiben - Freundliche Zahlungserinnerung

Wenn Ihre Kunden verspätet zahlen, warten Sie nicht lange. Rechtliche Vorgaben für Mahnschreiben bestehen nicht. Ein erstes Mahnschreiben sollte in einem freundlichen, jedoch bestimmten Ton verfasst sein und darlegen, dass sich Ihr Kunde ab jetzt in Verzug befindet.

Zahlungserinnerung oder Mahnung - Gibt es einen Unterschied?

Für viele stellt sich die Frage, ob es einen Unterschied zwischen einer Mahnung oder einer Zahlungserinnerung gibt. Die einfache Antwort: Nein, es gibt keinen Unterschied. Wenn Sie in einer Zahlungserinnerung deutlich machen, dass der Empfänger mit einer Zahlung überfällig ist, dann handelt es ich bei diesem Schreiben um eine Mahnung. Das Wort "Zahlungserinnerung" klingt in den Ohren vieler Kunden deutlich freundlicher als das Wort "Mahnung".

Bitte berücksichtigen Sie die folgenden wichtigen Informationen:

• Die Mahnung sollte alle Informationen aufführen und vor allem eine Frist enthalten (genaues Datum, bis wann die überfällige Rechnung zu bezahlen ist).
• Die Zahlungsfrist ist sehr kurz zu wählen, z.B. fünf Tage. Eine Fristsetzung von zehn und mehr Tagen kostet Sie nur Geld.
• Nennen Sie in der Mahnung ein bestimmtes Datum ("bis zum …") statt eines Zeitraums (spätestens in … Tagen).

Mustertext:

1. Mahnung bzw. Zahlungserinnerung
Sehr geehrte/r Herr/Frau [Nachname],

wir möchten Sie höflich an die Zahlung der Rechnung Nr. [Rechnungsnummer] vom [Rechnungsdatum] über [Rechnungsbetrag] erinnern. Der Betrag war ursprünglich bis zum [ursprüngliches Fälligkeitsdatum] zur Zahlung fällig.

Wir bitten Sie, den offenen Betrag bis spätestens

[neues Fälligkeitsdatum]

auf unser unten angegebenes Bankkonto zu überweisen:

Unsere Bankverbindung lautet:
Bankname: [Bankname]
IBAN: [IBAN]
BIC: [BIC]

Sollte die Rechnung bereits beglichen worden sein, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos. Falls Sie die Rechnung noch nicht erhalten haben, senden wir Ihnen diese gerne erneut zu.

Für Rückfragen oder Unklarheiten stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]

Als Gläubiger müssen Sie damit rechnen, dass ein Kunde den Erhalt einer Rechnung oder Mahnung bestreitet. Ein Mahnschreiben dient in diesem Fall also auch dazu, ihm seinen Zahlungsverzug nachzuweisen.

Schritt 2: Zweites Mahnschreiben - Druck erhöhen

In der zweiten Mahnung können Sie mehr Druck ausüben. Sicher hat Ihr Kunde die erste Mahnung erhalten. Sofern erneut keine Reaktion eingetreten ist, können Sie den Ton nun verschärfen.

Mustertext:
2. Mahnung
Sehr geehrte/r Herr/Frau [Nachname],

wir möchten Sie erneut auf die unbezahlte Rechnung Nr. [Rechnungsnummer] vom [Rechnungsdatum] über [Rechnungsbetrag] hinweisen, die bereits am [ursprüngliches Fälligkeitsdatum] zur Zahlung fällig war. Leider haben wir bisher keinen Zahlungseingang und auch keine Rückmeldung von Ihnen erhalten.

Wir fordern Sie hiermit auf, den offenen Betrag spätestens bis zum

[neues Fälligkeitsdatum]

zu begleichen. Andernfalls sehen wir uns gezwungen, weitere Schritte einzuleiten, um die Zahlung einzufordern.

Unsere Bankverbindung lautet:
Bankname: [Bankname]
IBAN: [IBAN]
BIC: [BIC]

Sollten Sie die Rechnung bereits beglichen haben, bitten wir Sie, dies umgehend nachzuweisen. Andernfalls erwarten wir die Überweisung des offenen Betrags bis zum genannten Datum.

Für Rückfragen stehen wir Ihnen selbstverständlich zur Verfügung. Wir hoffen, diese Angelegenheit zeitnah und ohne weitere Schritte klären zu können.

Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]

Schritt 3: Letzte Mahnung - Rechtliche Schritte einleiten

Ihr Kunde hat noch immer nicht auf Ihre Schreiben reagiert und auch die telefonische Kontaktaufnahme bleibt erfolglos? Dann sollten Sie nun rechtliche Schritte ankündigen und umsetzen.

Mustertext:
3. Mahnung
Sehr geehrte/r Herr/Frau [Nachname],

trotz unserer wiederholten Zahlungsaufforderungen bleibt die Rechnung Nr. [Rechnungsnummer] vom [Rechnungsdatum] über [Rechnungsbetrag] weiterhin unbezahlt. Der Betrag war bereits am [ursprüngliches Fälligkeitsdatum] fällig, und auch nach unserer zweiten Mahnung haben wir weder eine Zahlung noch eine Reaktion Ihrerseits erhalten.

Wir sehen uns leider gezwungen, weitere Maßnahmen zu ergreifen, um die ausstehende Forderung einzutreiben. Sollte der offene Betrag nicht spätestens bis zum

[neues Fälligkeitsdatum]

auf unserem Konto eingehen, werden wir ein Inkassoinstitut mit der Durchsetzung unserer Forderung beauftragen. Die damit verbundenen Kosten und mögliche rechtliche Schritte gehen zu Ihren Lasten und führen zu weiteren finanziellen Belastungen.

Unsere Bankverbindung lautet:
Bankname: [Bankname]
IBAN: [IBAN]
BIC: [BIC]

Wir möchten diese Angelegenheit gerne lösen und bitten Sie dringend, den offenen Betrag umgehend zu begleichen. Sollte die Zahlung bereits erfolgt sein, senden Sie uns bitte einen entsprechenden Nachweis.

Für Rückfragen stehen wir Ihnen selbstverständlich zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]

Schritt 4: Inkassoinstitut beauftragen

Jetzt sollten Sie ein Inkassounternehmen damit beauftragen, die Forderung einzuziehen. Das Inkassounternehmen ist im außergerichtlichen Forderungseinzug dem Rechtsanwalt gleichgestellt und wird Ihren Kunden nicht nur mahnen, sondern auch telefonisch und/oder persönlich kontaktieren.

Zudem wird das Institut bei allen Maßnahmen die Bonität des Schuldners berücksichtigen und Ihnen so ausschließlich wirtschaftlich vertretbare Maßnahmen vorschlagen und durchführen.

Das Inkassounternehmen wird etwaige Ratenzahlungen auf Einhaltung überwachen und bei der Ausarbeitung von Vereinbarungen und Maßnahmen zur nachträglichen Forderungssicherung mitwirken.

Die Kosten für das Inkassounternehmen muss der Schuldner entsprechend der gesetzlichen Schadensersatzregelung erstatten.

Jetzt überfällige Forderung an Elbe Inkasso übergeben

Schritt 5: Gerichtliches Mahnverfahren (Mahnbescheid)

Wenn alle außergerichtlichen Versuche, zu Ihrem Geld zu kommen, erfolglos verlaufen sind, bleibt in der Regel nur noch ein gerichtliches Mahn- oder Klageverfahren.

Sie können ein gerichtliches Mahnverfahren in Gang setzen, wenn außergerichtliche Mahnbemühungen erfolglos geblieben sind. Es kommt dann infrage, wenn Sie davon ausgehen, dass Ihr Schuldner nicht Widerspruch gegen Ihre Forderung einlegen wird (z.B. wegen Mängeln, Schlechterfüllung, Nichterhalt der Ware usw.).

Das Ergebnis des gerichtlichen Mahnverfahrens ist ein Vollstreckungsbescheid, der dem Schuldner durch das zuständige Gericht zugestellt wird.

Legt der Schuldner keinen Widerspruch oder Einspruch ein, erhält der Gläubiger einen "Titel", mit dem er eine Zwangsvollstreckung in die Wege leiten kann.

Mahn- und Vollstreckungsbescheide können das von Ihnen beauftragte Inkassoinstitut, Rechtsanwälte oder Sie selbst beim zuständigen zentralen Mahngericht beantragen.

Liegt der Vollstreckungsbescheid vor, kann das Inkassoinstitut die Zwangsvollstreckung gegen Ihren Schuldner betreiben. Das heißt, es sorgt dafür, dass die ausstehende Forderung z.B. durch einen Gerichtsvollzieher eingetrieben wird.

Schritt 6: Gerichtliches Klageverfahren

Hat der Schuldner Einwände gegen Ihre Forderung (z.B. Mängeleinrede, Schlechterfüllung, Nichterhalt der Ware) bleibt meistens nur ein Klageverfahren. Die Erfolgsaussichten und die Kosten sollten Sie vorab durch einen Rechtsanwalt prüfen lassen.

Die Klage sollte dann auch ein Rechtsanwalt beim zuständigen Gericht, in der Regel beim Amts- oder Landgericht, einreichen. Vor dem Landgericht herrscht Anwaltszwang, so dass Sie z.B. bei Geldforderungen über 5.000 Euro auf jeden Fall einen Rechtsanwalt beauftragen müssen. Aber auch vor dem Amtsgericht ist die Klage ohne Anwalt nicht zu empfehlen, weil z.B. viele Formalien beachtet werden müssen.

Detailierte Informationen zum vollständigen Inkasso Ablauf finden Sie hier.

Lösungen gegen einen Forderungsausfall: Bonitätsprüfung, Forderungsmanagement, Ausfallschutz

So traurig und lästig es ist, aber nicht zahlende Kunden gibt es immer wieder. Sie sind ein Bestandteil des täglichen Geschäfts und es ist schwer bis unmöglich, diesem Problem gänzlich aus dem Weg zu gehen - zumindest, wenn Sie sich allein darum kümmern wollen. Wenn Sie sich externe Unterstützung dazu holen, können Sie Risiken und Arbeitsaufwände drastisch reduzieren.

Bonitätsprüfungen

Bonitätsprüfungen sind selbstverständlich ein Mittel, mit dem Sie überprüfen können, wie kreditwürdig ein möglicher Kunde ist. Allerdings müssen Sie sich hier jedes Mal aufs Neue die Mühe machen, sobald Sie es mit einem Neukunden zu tun haben.

Debitorenmanagement

Für einen guten Überblick ist ein geeignetes Debitorenmanagement notwendig. Nur wenn Sie Ihre offenen Forderungen organisieren, verlieren Sie nie aus dem Blick, welche davon offen, fällig oder bezahlt sind. Selbstverständlich erfüllt eine selbst erstellte Excel-Liste auch ihren Zweck. Allerdings ist diese fehleranfällig, da Sie alle Forderungen händisch eintragen und eventuelle Geldeingänge selbst überprüfen müssen. Außerdem kostet das wieder Zeit, die Sie besser in andere Aspekte Ihres Geschäfts investieren. Daher ist hier die Nutzung einer Software-Lösung ratsam, die erstellte Rechnungen automatisch erfasst, Geldeingänge eigenständig registriert und den Forderungen zuweist. So verlieren Sie nie den Überblick und können bei Verzug schnell reagieren.

Externer Inkassodienstleister

Sollte eine Zahlung überfällig sein, empfiehlt es sich, das Forderungsmanagement komplett an einen Rechtsanwalt oder einen Inkassodienstleister auszulagern. Solche Dienstleister sind meist sehr erfahren und effizient im Umgang mit Schuldnern und daher auch erfolgreicher, als man es selbst sein könnte. Zwar entstehen dadurch Kosten, allerdings erhöhen Sie dadurch die Wahrscheinlichkeit enorm, das Geld zu erhalten, das Ihnen zusteht - und auf dieses zu verzichten ist letztlich noch teurer. Einige Anbieter bieten auch Inkassodienstleistungen auf Erfolgsbasis an.

Ausfallschutz

Mit einem Ausfallschutz könnten Sie Ihr Geschäft optimal absichern. Der Partner Ihrer Wahl übernimmt dabei das Risiko eines eventuellen Zahlungsausfalls. Eine sehr gängige Lösung dafür, ist ist der Abschluss einer Warenkreditversicherung. Eine Alternative ist die Nutzung eines Forderungsverkaufs, bei dem der Ausfallschutz für gewöhnlich mit inbegriffen ist. So eliminieren Sie nicht nur jegliche Risiken, sondern vermeiden dazu auch noch lange Zahlungsziele, da Sie umgehend bezahlt werden. In der Regel übernehmen Anbieter auch das komplette Forderungsmanagement, sodass Sie sich hier um nichts zu kümmern haben.

Jetzt überfällige Forderung an Elbe Inkasso übergeben

Public link

Please use the above public link if you want to share this noodl on another website.