Errori comuni nella progettazione di un piano di evacuazione (e come evitarli)

La maggior parte delle aziende è convinta che i piani di emergenza della propria struttura siano all'avanguardia. Purtroppo, in molte situazioni, la realtà invece racconta che siano pericolosamente imperfetti, a volte nemmeno conformi alle normative, e difficilmente gestibili dal punto di vista umano. L'evoluzione della sicurezza aziendale attraverso la protezione della cultura aziendale passa anche da una definizione ben precisa degli errori da evitare.

I sistemi di evacuazione necessitano assolutamente di un processo di pianificazione e controllo che includa un percorso sicuro per tutti, uscite di emergenza adeguate, sistemi di evacuazione porte e dispositivi di emergenza costantemente controllati e aggiornati. Cambiamenti repentini, ambienti non adeguati, piani eccessivamente complessi e non testati al meglio, dispositivi antipanico di emergenza rovinati, possono causare spesso diverse insidie. Quali sono quindi gli errori più comuni che possono mettere a repentaglio la sicurezza dell'azienda e la vita degli stessi dipendenti?

1. La mancanza di formazione dei dipendenti su come reagire e come comportarsi in emergenza

L'errore che più spesso fanno le aziende è quello di supporre che i dipendenti sappiano come comportarsi in questi casi. Fare affidamento su una reazione immediata e una risposta corretta su base istintiva, è assolutamente fuori luogo. L'esperienza insegna che ognuno deve avere il suo ruolo ben preciso e sapere quali sono le azioni da svolgere in completa sicurezza, che devono essere semplici e facili da ricordare anche a distanza di tempo.

Da non sottovalutare la formazione: deve essere annuale, continuativa, in un'aula predisposta per essere in presenza e fatta per tutti i nuovi assunti, oltre che includere aggiornamenti sulle attrezzature speciali.

2. Il mancato aggiornamento del piano di risposta alle emergenze

Il piano che permette di rispondere a una situazione di emergenza non può essere lo stesso per sempre. Ogni azienda deve ricordarsi di aggiornare il piano ogni anno, anche per evitare sanzioni per i datori di lavoro e i dirigenti, che possono essere molto gravi a seconda delle normative di ogni Paese. Quali sono quindi i focus da monitorare per fare in modo di essere in una safe zone?

• Come segnalare le emergenze
• Come descrivere le vie di fuga e le procedure di evacuazione anche ai nuovi dipendenti
• Il modo di contabilizzare i dipendenti dopo un'evacuazione (la legge lo impone)
• Eleggere i responsabili di soccorso in modo che più persone siano preparate e ci sia un team dedicato
• Aggiornare costantemente l'elenco dei contatti da raggiungere in caso di emergenza
• Verificare sempre il corretto funzionamento del sistema di uscita di emergenza: le uscite antipanico devono essere sempre libere e perfettamente apribili in tempi brevissimi
• Fare in modo che le norme per le uscite di emergenza siano chiare e compatibili con leggi del paese di origine

3. Rapporti insufficienti con i numeri di emergenza

Sembra scontato che in caso di necessità vengano chiamate subito le forze dell'ordine o il servizio di pronto soccorso, ma non lo è poi così tanto. Perché può capitare che in quel momento, tutte le ambulanze o le auto predisposte siano già occupate.

L'Agenzia europea per la sicurezza e la salute sul lavoro richiede che se il datore di lavoro non può "garantire" una risposta di emergenza per trattamenti medici in meno di 4 minuti, deve formare i dipendenti in primo soccorso e rianimazione cardiopolmonare (RCP).

La realtà è che nessun capo dei vigili del fuoco o nessuna ambulanza garantirà una risposta in 4 minuti dal momento della chiamata al 112 al momento in cui raggiungerà il luogo necessario. L'azienda, quindi, deve farsi carico di formare il personale anche sui defibrillatori, sul primo soccorso e tutto ciò che può essere utile in quel momento, compresa la RCP. L'azienda, inoltre, deve anche stare attenta ai rinnovi dei certificati e vietare ai dipendenti di traportare chiunque in una struttura medica sotto la propria responsabilità.

Chi prevede il problema e prende contatti con un'agenzia privata o dei professionisti dedicati alle emergenze, solitamente ha una gestione facilitata anche di una situazione difficile.

Fare in modo che i dipendenti siano invece seguiti dai soccorritori dedicati, è un'esercitazione che in prospettiva permette, oltre che di essere più rapidi, anche di identificare i punti di forza e di debolezza del piano e delle procedure.

4. Ignorare i visitatori e i dipendenti in straordinario, quando i responsabili non sono presenti

I piani di evacuazione spesso ignorano completamente i visitatori, che in realtà restano i meno propensi a conoscere la struttura del luogo in cui vanno. Ma sono anche i primi che in caso di emergenza si fanno prendere dal panico e i più propensi ad intraprendere poi una causa legale e vincerla.

La stessa cosa accade per i dipendenti in straordinario. Se accadesse qualcosa in un orario differente da quello giornaliero, cosa accadrebbe? Quale sarebbe la procedura da seguire? Chi sarebbe il responsabile?

La cosa migliore sarebbe quella di condividere delle norme adeguate che comprendano un'ampia scelta di possibilità, pur sapendo che sarà difficile coprire tutte le eventuali situazioni.

5. Indicare chi sarà il responsabile (o i responsabili) del piano di risposta all'emergenza

Le risorse umane sono responsabili della formazione? Esiste un dipartimento di sicurezza in azienda? Chi è il responsabile a cui affidarsi? Chi sono e cosa fanno i manager in queste occasioni?

Sostanzialmente tutte queste domande indicano che ci devono essere dei responsabili per ogni elemento all'interno del piano aziendale: chi sarà dedicato ai percorsi di evacuazione, chi ai percorsi antipanico, chi ai kit medici, chi alla formazione, chi al primo soccorso. Fare in modo che tutti abbiano delle responsabilità, assicura generalmente che le cose vengano svolte nel modo corretto.

6. Nessun rilassamento

L'ultima cosa che le aziende e i dirigenti dovrebbero fare è essere convinti che non accadrà mai nulla di grave nei loro luoghi di lavoro. Prima o poi qualcosa di imprevisto accadrà, e saranno la preparazione e l'aggiornamento costante del piano di emergenza a definire la gravità delle conseguenze.

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