Ferramentas de produtividade: conheça as 17 melhores

O uso de ferramentas de produtividade é comum em sua empresa? Os gestores conseguem ver eficiência no trabalho dos colaboradores? Se sim, este é um passo fundamental para o sucesso de qualquer empresa.

Quanto mais eficiente for o trabalho das equipes, mais resultados serão alcançados em menos tempo e com menos recursos. E para produzir no máximo de seu potencial, a tecnologia se faz essencial.

Aplicativos, softwares ou plataformas facilitam a organização, a comunicação, a gestão e a execução das tarefas diárias.

São ferramentas de produtividade pessoal e organizacional que permitem que os profissionais otimizem o seu tempo, evitem distrações, priorizem as atividades mais importantes e colaborem melhor com os colegas.

Neste artigo, vamos apresentar 17 ferramentas que você precisa conhecer e que podem fazer a diferença na sua rotina de trabalho.

Confira!

Por que usar ferramentas de produtividade no trabalho?

A tecnologia e as ferramentas de produtividade empresarial são imprescindíveis para quem quer trabalhar de forma mais inteligente e eficaz. Elas oferecem diversos benefícios, como:

• Aprimorar a gestão: esses recursos permitem que o gestor acompanhe o andamento dos projetos, defina metas, prazos e responsáveis, monitore o desempenho da equipe e avalie os resultados alcançados.
• Aumentar a organização: essas tecnologias ajudam a manter as informações, os documentos e os projetos em ordem e de fácil acesso. Assim, o profissional não perde tempo procurando por algo que precisa ou esquecendo de alguma tarefa.
• Melhorar a comunicação: as ferramentas facilitam a comunicação entre os membros da equipe, os clientes e os fornecedores ao permitir a troca de mensagens, o compartilhamento de arquivos, as reuniões online e os feedbacks em tempo real.
• Otimizar a execução: os recursos auxiliam na realização das tarefas e oferecem recursos que facilitam o trabalho. Elas permitem que os profissionais façam a automação de processos, criem documentos, façam cálculos, editem imagens, assinem contratos e muito mais.

O uso de ferramentas de produtividade pessoal e organizacional, portanto, trazem benefícios diretos para o desempenho dos profissionais e, consequentemente, da organização.

17 ferramentas de produtividade que você precisa conhecer

Quais são as melhores ferramentas de produtividade? Microsoft? Google?

Há muitos recursos disponíveis no mercado, cada um com suas características e funcionalidades. Algumas são gratuitas, enquanto outras apresentam funções interessantes em planos pagos.

De positivo, quase todos os listados possuem integração com outras ferramentas.

Separamos 17 opções diversas para você conhecer!

1. Google Calendar

Uma das ferramentas de produtividade do Google mais usadas é o Google Calendar.

Neste aplicativo de agenda online, é possível criar eventos e compromissos com facilidade.

O usuário pode convidar outras pessoas para participar dos eventos, ter agendas compartilhadas para equipes ou projetos e receber notificações por e-mail ou celular.

2. Evernote

Quando o assunto é bloco de notas digital, o Evernote é uma das melhores ferramentas de produtividade.

As notas podem conter texto, áudio ou imagem, ser organizadas em cadernos e etiquetas, acessadas de qualquer dispositivo e compartilhadas.

Além das integrações, o Evernote oferece diversos recursos como criação de lembretes e listas de tarefas e digitalização de documentos.

3. Tomatotimer

O Tomatotimer é um aplicativo baseado na técnica Pomodoro.

Essa técnica consiste em dividir o trabalho em blocos de 25 minutos, separados por pausas de 5 minutos. A cada quatro blocos, você faz uma pausa maior, de 15 a 30 minutos.

Porém, você pode personalizar os tempos conforme sua preferência. O objetivo é manter o foco, evitar a procrastinação e reduzir o estresse.

4. Todoist

Ferramentas de produtividade e trabalho a distância tem íntima relação, não é mesmo? E uma delas é o Todoist, que ajuda o profissional a gerenciar as suas tarefas pessoais e profissionais.

Com ele, você pode criar listas de tarefas, projetos, definir prioridades, prazos e lembretes, delegar tarefas para outras pessoas e acompanhar o seu desempenho.

5. Rescue Time

Se você passa muito tempo em aplicativos ou sites que tiram sua atenção do trabalho, precisa conhecer o Rescue Time.

Uma pesquisa da Statista apontou que 53,7% dos funcionários que trabalhavam em casa durante a pandemia de COVID-19 dizem que os smartphones os estavam distraindo, resultando em produtividade reduzida.

A ferramenta de gerenciamento de tempo monitora as atividades online e gera relatórios para que o usuário entenda como ele usa o tempo no computador ou no celular.

Assim, consegue identificar os seus padrões de comportamento, os seus pontos fortes e as suas distrações. É possível, inclusive, bloquear sites que atrapalham a sua produtividade.

6. Toggl

O Toggl é um software ou aplicativo que faz o rastreamento do tempo gasto em cada tarefa ou projeto.

Ele oferece alguns recursos interessantes, como:

• Criação de projetos e equipes com cores diferentes;
• Sincronização do tempo entre dispositivos diferentes;
• Criação de faturas e orçamentos baseados no tempo;
• Detecção de intervalos e duplicações no tempo rastreado;
• Início e parada de cronômetro manual ou automaticamente;
• Adição de descrições, tags e clientes às entradas de tempo.

7. Google Meet

O Google Meet é mais uma das ferramentas de produtividade do Google. Seu foco são as reuniões online por vídeo ou áudio com até 250 participantes.

Elas podem ser criadas pelo navegador, pelo celular ou pelo tablet, sem precisar instalar nada.

É possível compartilhar tela, enviar mensagens de texto e gravar as reuniões, além de acionar legendas automáticas em vários idiomas e cancelamento de ruído inteligente.

8. Whereby

O Whereby é uma alternativa modesta ao Google Meet.

A ferramenta de produtividade gratuita permite videoconferências com até quatro participantes, e os recursos são limitados.

O plano business é um pouco melhor, e o usuário tem três salas de reunião que podem reunir até 50 participantes na videoconferência (mas só 12 aparecem no vídeo simultaneamente).

Quanto aos recursos básicos, são bem semelhantes. O interessante são a criação de salas personalizadas e modo colaboração com quadro branco e anotações.

9. Slack

O Slack é uma ferramenta muito utilizada no trabalho remoto, pois permite a comunicação entre as equipes de forma rápida e eficiente.

É possível criar canais de conversa por tema, projeto ou departamento, por exemplo. Na troca de mensagens, os usuários podem utilizar texto, áudio e vídeo, e compartilhar arquivos e documentos.

Dados da PewResearch publicados na Forbes apontam que 53% dos trabalhadores remotos dos EUA apontam uma maior dificuldade em se sentir conectado com seus colegas de trabalho neste modelo de trabalho.

Por isso, é preciso ter uma estratégia mais eficaz de comunicação e formação de equipes em um ambiente remoto.

O Slack, assim como o Asana e o Trello, atuam neste aspecto.

10. Asana

O Asana é um gerenciador de projetos e equipes de forma simples e visual.

O usuário pode criar tarefas, definir responsáveis, prazos e prioridades, acompanhar o progresso dos projetos e receber atualizações em tempo real.

A visibilidade dos projetos comporta diferentes formatos, como lista, quadro, cronograma ou mapa. Eles também podem ser visualizados por equipe, portfólio ou objetivo.

Em termos de gestão, há uma interessante funcionalidade de criação de relatórios e gráficos sobre o desempenho dos projetos e equipes.

11. Trello

Para organizar as ideias, tarefas e projetos em quadros virtuais, você pode utilizar o Trello.

Com ele, fica fácil criar listas de tarefas, adicionar cartões com informações e anexos, definir datas de entrega e checklists, mover os cartões entre as listas e colaborar com outras pessoas.

É semelhante ao método kanban.

12. Dropbox

Dentre as pioneiras ferramentas de produtividade na nuvem, temos o Dropbox.

Ele permite armazenar, compartilhar e sincronizar os arquivos online. Isso significa acessar documentos, fotos, vídeos e outros arquivos em qualquer dispositivo e de qualquer lugar, bastando o acesso à internet.

Há outros recursos interessantes, como:

• Controle de permissões de acesso;
• Edição de arquivos em conjunto com outras pessoas;
• Visualização prévia dos arquivos sem precisar baixar;
• Recuperação de arquivos excluídos ou versões anteriores;
• Criação de pastas compartilhadas para equipes ou projetos.

13. Google Drive

O Google Drive é outra ferramenta de produtividade na nuvem que executa a mesma função do Dropbox.

Em geral, quem utiliza a suíte Google para outras tarefas do dia a dia, seja de cunho pessoal ou profissional, costuma optar por esta ferramenta.

Afinal, a integração é bem mais simples e rápida, e a criação e edição de documentos, planilhas, apresentações e formulários online também.

14. Microsoft Office Online

O Microsoft Office Online é uma ferramenta de produtividade da Microsoft que te permite criar e editar documentos, planilhas, apresentações e notas online.

O usuário pode utilizar os aplicativos do Microsoft Office, como Word, Excel, PowerPoint e OneNote, diretamente no seu navegador, sem precisar instalar nada.

A ferramenta também permite a colaboração com outras pessoas e o armazenamento de arquivos na nuvem.

Assim como as ferramentas do Google, ela é uma opção mais interessante para quem opta por outras soluções da Microsoft, como Outlook, OneDrive e Teams;

15. QuickBooks

O QuickBooks é um software de contabilidade que contribui para a gestão das finanças pessoais ou empresariais.

Dentre seus recursos, estão:

• Controle de fluxo de caixa;
• Pagamentos e recebimentos;
• Emissão notas fiscais e boletos;
• Sincronização com o seu extrato bancário;
• Geração de relatórios e gráficos financeiros;
• Categorização automática de receitas e despesas;
• Criação de orçamentos e planejamentos financeiros;
• Acesso aos seus dados financeiros em qualquer dispositivo;
• Integração com outros aplicativos, como Mercado Pago, PayPal e Shopify.

16. RD Station CRM

O RD Station CRM é um recurso muito importante para o gerenciamento de relacionamento com os clientes.

A ferramenta organiza os contatos, registra as interações, acompanha as suas oportunidades de negócio e contribui para fechar mais vendas.

Ela também oferece recursos como:

• Geração de propostas comerciais online;
• Criação de funis de vendas personalizados;
• Criação de relatórios e indicadores de vendas;
• Envio de e-mails e mensagens automáticas para os seus contatos;

17. TOTVS Assinatura Eletrônica

Para fechar as melhores ferramentas de produtividade, no trabalho a distância, os gestores enviam e recebem muitos documentos, certo?

Para garantir a eficiência neste processo, é interessante contar com uma solução que permite assinar documentos digitais com validade jurídica. É o caso do TOTVS Assinatura Eletrônica.

Com essa plataforma de gestão de assinatura eletrônica, você pode enviar e receber documentos para assinatura online, sem precisar imprimir, escanear ou enviar por correio.

Ela ainda conta com a possibilidade de armazenamento seguro dos documentos na nuvem (TOTVS Cloud).

Este tipo de ferramenta pode agilizar processos ao reduzir o tempo de assinatura e aumentar a produtividade do time.

Ela ainda promove:

• Maior segurança e confiabilidade dos documentos;
• Maior praticidade e conveniência para os envolvidos;
• Maior sustentabilidade e responsabilidade ambiental;
• Redução de custos com papel, impressão e transporte.

Não à toa, o mercado global de assinatura eletrônica deve crescer para mais de US$ 35 bilhões até 2029.

Faça um teste grátis por 30 dias do TOTVS Assinatura Eletrônica e saiba como a solução pode ajudar na produtividade do seu negócio!

Conclusão

As ferramentas de produtividade são aliadas indispensáveis para quem quer trabalhar de forma mais eficiente e obter melhores resultados.

Para as empresas que adotam o modelo de trabalho híbrido ou remoto, elas são ainda mais valiosas.

Elas ajudam a organizar, comunicar, gerenciar e executar as tarefas de forma mais simples e rápida, com menos erros e custos.

No entanto, antes de adotar todas essas citadas, faça um diagnóstico do seu negócio e escolha aquelas que mais se adequam às suas necessidades.

Afinal, dar um passo rumo à transformação digital não tem a ver com o uso de tecnologias de forma indiscriminada. A automação de processos deve ocorrer, sobretudo, de forma estratégica.Conheça os tipos, os exemplos e como fazer a automação de processos em sua empresa!

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