Fluxograma de organização de documentos: o que é e quais são as etapas

Um fluxograma de organização de documentos auxilia para que a empresa tenha um bom funcionamento, independentemente do seu tamanho ou setor. Ele facilita a visualização de todos os processos relacionados aos documentos.

Ter uma gestão adequada de documentos permite acessar rapidamente as informações necessárias, protege as informações sensíveis e garante a conformidade com regulamentações legais.

Para isso, cada etapa do fluxograma é essencial para assegurar que os documentos são tratados de maneira correta, o que minimiza os erros e otimiza os recursos disponíveis.

Neste conteúdo, mostraremos as etapas fundamentais de um fluxograma de organização de documentos, oferecendo uma visão detalhada de cada uma delas.

Além disso, abordaremos sobre como a tecnologia pode ser uma aliada poderosa nesse processo, proporcionando soluções avançadas para melhorar ainda mais a eficiência da organização de documentos empresariais.

Acompanhe!

O que é o fluxograma de organização de documentos?

Trata-se de uma ferramenta visual que descreve a ordem de ações necessárias para o gerenciamento de documentos de forma eficiente em uma empresa.

O fluxograma de organização de documentos ajuda a visualizar os processos de arquivamento, recuperação e descarte de documentos, o que garante que todas as etapas sejam seguidas de maneira correta.

O seu uso facilita o entendimento de como os documentos devem ser tratados, desde sua criação até o arquivamento de cada um deles.

Imagine que a TechSolutions, uma empresa de tecnologia, enfrentava diversos problemas: documentos importantes perdidos, funcionários gastando horas procurando arquivos e até multas por não conseguir encontrar documentos durante auditorias.

Após implementar um fluxograma de organização de documentos, a empresa transformou sua gestão documental.

Os documentos estavam sempre à mão, a produtividade aumentou e a empresa nunca mais teve problemas com auditorias.

Portanto, um fluxograma de organização de documentos pode reduzir o tempo gasto na busca de documentos, garantir conformidade legal, proteger informações sensíveis, aumentar a produtividade e facilitar a digitalização e automação de processos.

Vale ressaltar que ele pode ser utilizado como fluxograma de documentos administrativos, contábeis, financeiros e para diversas áreas.

Qual é a importância desse fluxo em um negócio?

O fluxograma de organização de documentos é importante para qualquer empresa que tem como objetivo melhorar a eficiência de suas operações.

Confira as principais vantagens da sua implementação:

• Reduzir o tempo gasto na busca de documentos: com processos bem definidos é possível encontrar o documento certo, o que se torna uma tarefa rápida e simples;
• Garantir a conformidade com regulamentações legais: manter registros organizados é essencial para estar em conformidade com leis e regulamentações, evitando multas e penalidades;
• Proteger informações sensíveis: um bom sistema de organização ajuda a garantir que informações confidenciais sejam adequadamente protegidas;
• Aumentar a produtividade: menos tempo perdido procurando documentos significa mais tempo disponível para atividades produtivas;
• Facilitar a digitalização e automação de processos: com uma estrutura organizada, é mais fácil implementar soluções tecnológicas que automatizam o gerenciamento de documentos.

As etapas do fluxograma de organização de documentos

Já deu para entender o que é um fluxograma de organização de documentos e a sua importância, certo?

Para que ele funcione de maneira correta, é necessário seguir algumas etapas. Confira:

1. Identificação dos tipos de documentos existentes

Identificar os tipos de documentos existentes que a empresa gera e recebe é a primeira etapa. Ela é importante para entender a variedade de documentos que precisam ser gerenciados e saber como cada um deve ser tratado.

Como exemplo podemos citar:

• Contratos;
• Notas fiscais;
• Relatórios;
• E-mails;
• Correspondências.

Cada tipo de documento deve ser classificado de acordo com sua natureza e importância para a empresa.

É importante destacar que os documentos legais e fiscais devem ser mantidos por um período específico conforme a legislação vigente, enquanto os documentos operacionais e relacionados às atividades diárias podem ter uma vida útil mais curta.

2. Mapeamento dos principais passos de tramitação

Após identificar os tipos de documentos, é preciso determinar como os documentos entram na empresa, as etapas do processamento e os procedimentos para armazenamento e descarte.

O mapeamento mostra como eles se movimentam pela organização. Ele deve ser detalhado e incluir as etapas desde o momento que o documento foi recebido até o arquivamento final, o que garante que todos os envolvidos saibam exatamente suas responsabilidades.

Adotar técnicas de mapeamento de processos, como fluxogramas detalhados e diagramas SIPOC (Suppliers, Inputs, Process, Outputs, Customers), pode fornecer uma visão abrangente e identificar gargalos ou redundâncias.

3. Definição de prioridades

Definir a prioridade dos documentos é fundamental, pois nem todos têm importância no fluxograma de organização de documentos. Mas outros, se perdidos, podem causar um impacto significativo nos processos e na conformidade legal.

Contratos e registros financeiros, que são documentos mais críticos, precisam ter um tratamento especial e procedimentos mais rigorosos de armazenamento e backup. Enquanto os documentos menos importantes podem seguir um fluxo mais simples.

Assim, a definição de prioridade auxilia em focar os recursos e esforços nos documentos que realmente importam, além de saber quais os que têm impacto nas operações diárias, informações confidenciais e sensíveis.

4. Separação dos documentos

A separação de documentos físicos e digitais conforme as suas categorias deve ser feita depois da definição de prioridades.

Os documentos físicos podem ser separados em pastas, gavetas e arquivos específicos, enquanto os documentos digitais podem ser organizados dentro de pastas virtuais e na nuvem.

Quando os documentos estão organizados, facilita o acesso rápido e eficiente para acessar ou encontrar cada um.

Além disso, implementar um sistema de fluxograma de arquivamento de documentos hierárquico pode ajudar na organização, como:

• Arquivos ativos: documentos em uso frequente, mantidos em local de fácil acesso;
• Arquivos semiativos: documentos que não são usados diariamente, mas ainda são necessários periodicamente;
• Arquivos inativos: documentos que raramente são usados, mas devem ser armazenados por razões legais ou históricas.

5. Nomeação dos arquivos

Nomear os arquivos eletrônicos corretamente é essencial para ter uma boa organização dentro da sua empresa. Por isso, no fluxograma de organização de documentos, é preciso estabelecer um padrão de nomeação que seja claro.

Para isso, é necessário incluir o uso de datas, descrições detalhadas e códigos específicos que identifiquem facilmente os documentos e que todos os colaboradores da empresa entendam.

Um exemplo de padrão de nomenclatura poderia ser: 2024-06-19_Contrato_FornecedorXYZ.pdf.

6. Digitalização dos documentos

Ter os documentos digitalizados e armazenados na nuvem faz parte das etapas do fluxograma de organização de documentos. Ou seja, é preciso converter os documentos físicos em formatos digitais, como PDF ou imagens.

Segundo pesquisa da Forrester, a adoção de documentos digitais subiu 54% no Brasil, o que mostra que as empresas estão investindo em digitalização.

Ela facilita o armazenamento dos documentos e o seu compartilhamento entre todos da empresa, além de reduzir a necessidade de espaço físico para arquivos.

Tecnologias como scanners e softwares de Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR) são aliados importantes nessa etapa.

Além disso, implementar um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) pode automatizar e otimizar o processo de digitalização, permitindo:

• Transforma documentos digitalizados em arquivos pesquisáveis;
• Adicionar informações extras aos documentos digitalizados para facilitar a busca e a indexação;
• Utilizar workflows automatizados para aprovações e movimentações de documentos.

7. Indexação dos arquivos

A indexação é o processo de atribuir tags ou palavras-chave aos documentos digitais para facilitar sua busca e recuperação.

No fluxograma de organização de documentos, ela deve ser bem planejada para garantir que os documentos possam ser encontrados rapidamente através de uma busca simples.

Isso pode incluir a indexação por tipo de documento, data, autor, assunto e outras categorias relevantes.

8. Adoção de normas de acesso

É importante que as empresas adotem normas de acesso e garantam que somente pessoas autorizadas possam acessar determinados documentos, o que é importante para a segurança da informação.

Assim, no fluxograma de organização de documentos, é preciso definir claramente as normas de acesso e quem pode visualizar, editar e, até mesmo, excluir cada tipo de documento.

Para isso, é possível usar sistemas de gerenciamento de documentos digitais ou controles físicos de acesso para arquivos impressos.

Também pode ser feito através de:

• Controle de Acesso Baseado em Função (RBAC): permissões são concedidas com base nas funções e responsabilidades dos usuários;
• Autenticação de Dois Fatores (2FA): adiciona uma camada extra de segurança para o acesso a documentos críticos;
• Registros de auditoria: mantém logs detalhados de quem acessou ou modificou os documentos.

9. Backups periódicos

Realizar backups periódicos ajuda na proteção contra perdas de dados e, por isso, é importante fazer essa etapa no fluxograma de organização de documentos.

Assim, deve-se garantir que as informações importantes sejam copiadas e armazenadas em locais seguros. Isso pode ser feito em servidores remotos e armazenamento em nuvem.

Além disso, implementar uma estratégia de backup 3-2-1 é recomendável:

• 3 cópias dos dados: o documento original e duas cópias de backup;
• 2 tipos diferentes de mídia: por exemplo, uma cópia em um servidor local e outra na nuvem;
• 1 cópia off-site: para proteção contra desastres locais.

Vale ressaltar que a frequência dos backups deve ser adequada à importância e à frequência de atualização dos documentos.

A tecnologia como aliada para a organização de documentos empresariais

A tecnologia é aliada em todos os setores e processos e não seria diferente com o fluxograma de organização de documentos.

As ferramentas de software de gerenciamento de documentos, como sistemas de armazenamento em nuvem, automação de processos e inteligência artificial, podem transformar a maneira como as empresas gerenciam seus documentos.

Essas tecnologias podem ajudar a:

• Automatizar a categorização e indexação de documentos;
• Identificar padrões e insights a partir dos dados documentais;
• Implementar chatbots para auxiliar na busca e recuperação de documentos.

Elas facilitam a digitalização, indexação, armazenamento seguro e acesso controlado a documentos, o que aumenta a eficiência e reduz o risco de erros humanos.

TOTVS Assinatura Eletrônica

Um exemplo de tecnologia que pode ser uma grande aliada na organização de documentos empresariais é o TOTVS Assinatura Eletrônica.

Ela permite que empresas realizem a assinatura de documentos de forma totalmente digital, eliminando a necessidade de impressões e assinaturas físicas.

Com o TOTVS Assinatura Eletrônica, documentos podem ser assinados de maneira rápida e segura, garantindo a integridade e a autenticidade das assinaturas.

Além disso, ela garante que as assinaturas digitais sejam seguras e facilita a aprovação e a movimentação de documentos.

Também ajuda a cumprir exigências legais e regulatórias e oferece funcionalidades avançadas de gestão e armazenamento de documentos.

Facilite os processos de assinaturas da sua empresa! Conheça o TOTVS Assinatura Eletrônica!

Conclusão

Neste conteúdo, você entendeu que o fluxograma de organização de documentos é uma ferramenta essencial para qualquer empresa que deseja melhorar sua eficiência operacional e garantir a segurança de suas informações.

Seguir as etapas de identificação, mapeamento, definição de prioridades, separação, nomeação, digitalização, indexação, adoção de normas de acesso e backups periódicos é fundamental para uma gestão documental eficaz.

A tecnologia, como a oferecida pelo TOTVS Assinatura Eletrônica, pode ser uma grande aliada nesse processo, trazendo mais praticidade e segurança para o dia a dia das empresas e na assinatura de documentos.

Lembre-se que adotar um fluxograma de organização de documentos bem estruturado é um passo importante para otimizar processos e garantir o sucesso do negócio a longo prazo.

Saiba mais sobre o assunto em nosso artigo sobre assinatura eletrônica!

Public link

Please use the above public link if you want to share this noodl on another website.