cos'è la valutazione del personale e come farla bene

I responsabili HR di un'azienda non hanno l'unica funzione di curare la selezione del personale, dunque vagliare l'idoneità dei candidati a ricoprire nuove posizioni. Hanno un ruolo attivo anche nella gestione del personale, in particolare nella definizione delle sue strategie di crescita e sviluppo.

Uno degli strumenti attuativi di una simile, cruciale responsabilità è la valutazione del personale, il cui scopo ultimo è incrementare l'efficacia e l'efficienza organizzativa. È un compito che non può essere improvvisato, ma che presuppone l'adozione di un sistema strutturato di procedure, l'applicazione di un meccanismo "oliato" fatto di step successivi, ciascuno con specifiche finalità.

La ridefinizione periodica della strategia aziendale e degli obiettivi di medio e lungo termine necessita di un conseguente riorientamento dell'organizzazione verso attività, procedure e comportamenti nuovi, funzionali al raggiungimento di quegli obiettivi. La sistematizzazione del processo valutativo è cruciale in questo senso, perché permette di eliminare ogni pericolosa ambiguità insita in una valutazione genericamente informale.

La definizione puntuale di incontri periodici favorisce trasparenza e chiarezza nei rapporti verticali, il che accresce il senso di responsabilità e l'impegno nel migliorare le prestazioni e contribuisce al processo di cambiamento.

Analizziamo nel dettaglio cos'è la valutazione del personale e come farla bene.

indice dei contenuti:

• come fare la valutazione del personale.
• come preparare una scheda per la valutazione del personale.
• vantaggi e svantaggi della valutazione del personale.

come fare la valutazione del personale.

Prima di procedere alla valutazione del personale, è opportuno definire criteri e parametri di riferimento.

Il primo step del processo consiste nella mappatura dei processi lavorativi in termini di ruoli e posizioni che concorrono al loro svolgimento. Una simile definizione è funzionale all'individuazione delle competenze attinenti e degli obiettivi pertinenti a ciascun ruolo.

Una volta definiti i ruoli aziendali, si passa a stabilire le competenze necessarie per svolgere ciascuno di essi, al pari dei comportamenti richiesti per ricoprirli in maniera adeguata in vista di specifici obiettivi da raggiungere. In questa fase, per ciascuna competenza si fissano anche gli indicatori di performance legati al ruolo. A questo scopo, vengono coinvolti responsabili di area e i collaboratori dei vari team.

Chiarito il quadro di ruoli, obiettivi e competenze da un lato e degli indicatori di performance del personale dall'altro, l'azienda dispone di tutti gli strumenti necessari per dare inizio alla valutazione vera e propria, che viene solitamente delegata ai vari Head of e Team Leader "sul campo".

Non esiste un metodo standard che sia valido per tutte le aziende. Esistono, infatti, diversi modelli per la valutazione del personale, ciascuno dei quali possiede caratteristiche specifiche che possono essere adattate alle esigenze dell'organizzazione e dei dipendenti.

Di seguito, alcuni dei modelli più diffusi.

1. autovalutazione.

L'autovalutazione prevede che i dipendenti riflettano sul proprio rendimento, valutando i risultati raggiunti, le proprie competenze e le aree di miglioramento. È un approccio che responsabilizza il personale e che promuove una cultura della consapevolezza e dell'autocritica.

Questo metodo può essere utilizzato insieme ad altri strumenti di valutazione e consente ai manager di comprendere come il dipendente percepisce la propria performance, cosa che può fornire spunti utili per un feedback più efficace e mirato.

Inoltre, attraverso l'autovalutazione, i dipendenti hanno la possibilità di identificare in anticipo eventuali difficoltà o desideri di crescita professionale.

2. valutazione annuale.

La valutazione annuale, o "annual review", è uno dei metodi di valutazione del personale più tradizionali e prevede un incontro formale tra il dipendente e il supervisore una volta all'anno. Durante questo colloquio, si discutono le performance raggiunte rispetto agli obiettivi prefissati.

È un'occasione per tracciare un bilancio complessivo del rendimento del dipendente.

Sebbene valutare le prestazioni del personale solo una volta all'anno potrebbe sembrare insufficiente per monitorare i progressi, questo metodo consente una riflessione profonda e dettagliata sugli obiettivi raggiunti dal dipendente nel lungo periodo.

Spesso, questo processo si accompagna alla definizione di nuovi obiettivi per l'anno successivo, risultando utile per fare il punto della situazione generale.

3. feedback continuo.

Il feedback continuo è un metodo flessibile e dinamico che prevede una costante comunicazione tra dipendenti e responsabili. La valutazione da parte dei manager viene fornita in modo tempestivo e regolare, permettendo di intervenire prontamente su eventuali problemi o difficoltà.

Questo approccio è particolarmente utile in contesti lavorativi in cui le esigenze organizzative e le sfide da affrontare cambiano rapidamente perché permette di effettuare correzioni in corsa e di motivare continuamente i dipendenti.

Il feedback continuo favorisce un dialogo aperto e trasparente, riducendo la possibilità di incomprensioni e promuovendo un ambiente di lavoro più collaborativo e orientato alla crescita.

4. valutazione delle prestazioni a 360°.

La valutazione delle prestazioni a 360 gradi consiste nella raccolta di feedback da diverse figure che interagiscono regolarmente con il dipendente, come colleghi, superiori, subordinati e, in alcuni casi, anche clienti.

Questo metodo permette di avere una visione completa delle capacità e dei comportamenti del dipendente perché non si limita alla valutazione del supervisore diretto. I feedback provenienti da più fonti forniscono prospettive diverse e aiutano a valutare in modo approfondito le prestazioni del singolo dipendente.

5. griglia a 9 caselle.

La griglia a 9 caselle è un metodo di valutazione del personale che si basa sull'analisi delle performance attuali dei dipendenti e sul loro potenziale di crescita. La matrice si compone di 3 righe e 3 colonne, dove l'asse orizzontale rappresenta le prestazioni attuali, mentre quella verticale il potenziale futuro.

Il dipendente oggetto di valutazione deve essere posizionato in una delle 9 caselle, a ciascuna delle quali corrisponde una combinazione specifica di prestazioni/potenziale. Ad esempio, il lavoratore che viene posizionato nella casella in alto a destra della griglia, alla quale corrisponde la descrizione "alta performance e alto potenziale", è performante e possiede le carte in regola per essere un futuro leader dell'organizzazione.

Questo strumento è utile per individuare i talenti in azienda, sviluppare percorsi di crescita per i dipendenti e prendere decisioni strategiche in ambito HR, come la pianificazione delle carriere. Permette inoltre ai manager di personalizzare il proprio approccio in base alle esigenze specifiche di ogni collaboratore, individuando chi necessita di formazione aggiuntiva e chi, invece, può assumere ruoli di leadership.

6. ruota delle competenze.

La ruota delle competenze è uno strumento che permette di mappare e valutare le competenze dei dipendenti rispetto ai requisiti di una specifica posizione. È rappresentata come un grafico a raggiera in cui ogni raggio indica una competenza chiave. Attraverso questa rappresentazione, è possibile visualizzare facilmente punti di forza e aree di miglioramento.

Questo metodo è particolarmente utile nei contesti in cui è fondamentale sviluppare continuamente le competenze perché consente di identificare eventuali lacune e pianificare gli interventi formativi più adeguati.

7. goal-tracking.

Il goal-tracking è un modello di valutazione del personale basato sul monitoraggio delle azioni intraprese dai dipendenti per il raggiungimento degli obiettivi prefissati. Si basa su un processo di revisione periodico, in cui vengono valutati i progressi rispetto agli obiettivi a breve, medio e lungo termine.

Il vantaggio di questo metodo è che consente di mantenere un focus costante sugli obiettivi strategici dell'azienda e di allinearli con quelli dei dipendenti, promuovendo così l'efficacia dell'intera organizzazione.

Al termine del processo di valutazione, indipendentemente dal metodo adottato, i responsabili devono dedicarsi ad un'attenta analisi delle informazioni raccolte, al fine di stabilire gli interventi più appropriati da mettere in campo.

Può trattarsi di corsi di formazione e training specifici oppure di incentivi economici commisurati all'incremento di performance cui si punta e alle competenze già raggiunte. La revisione delle politiche sui benefit aziendali e l'introduzione di un sistema premiante possono dunque completare il processo.

come preparare una scheda per la valutazione del personale.

La scheda per la valutazione del personale è uno strumento strutturato utilizzato per raccogliere informazioni sulle prestazioni dei dipendenti in azienda. Serve a misurare vari aspetti del lavoro dei dipendenti, come le loro capacità, competenze, motivazione e, in alcuni casi, anche tratti della personalità.

Generalmente, la scheda viene somministrata dai responsabili HR dell'azienda, che conoscono da vicino le dinamiche e gli obiettivi aziendali. Tuttavia, può capitare che questo compito venga assegnato a figure esterne, come business coach o psicologi, soprattutto quando la valutazione mira a esplorare aspetti più complessi della personalità dei dipendenti.

Questi sono i passaggi per preparare una scheda di valutazione del personale efficace:

• definire gli obiettivi della valutazione. Prima di tutto, è necessario stabilire cosa si vuole ottenere dalla valutazione. Potrebbe trattarsi di individuare talenti, valutare la crescita dei dipendenti, monitorare le prestazioni o identificare le aree di miglioramento;
• scegliere cosa valutare. Ogni scheda dovrebbe essere adattata agli obiettivi dell'azienda e ai ruoli dei dipendenti. I fattori che è possibile valutare sono numerosi (competenze tecniche, capacità di problem solving, collaborazione, motivazione, capacità di adattamento, …);
• stabilire una scala di valutazione. È utile avere una scala di valutazione che sia chiara e comprensibile, come una scala numerica o un sistema a punteggi. Questo rende più semplice confrontare i risultati e analizzare i dati in modo uniforme;
• valutare i risultati e fornire feedback. Dopo aver raccolto le valutazioni, è importante analizzare i dati per comprendere le performance del dipendente. È fondamentale che il processo si concluda con un feedback costruttivo per aiutare i dipendenti a migliorarsi.

A prescindere dalle specificità della scheda di valutazione, è fondamentale che il processo venga comunicato chiaramente a tutti i dipendenti. È importante che questi ultimi sappiano cosa verrà valutato, come avverrà la valutazione e quali sono gli obiettivi della valutazione. La trasparenza in questa fase aiuta a ridurre le preoccupazioni e a favorire un clima di fiducia, promuovendo un ambiente di lavoro più aperto e collaborativo.

vantaggi e svantaggi della valutazione del personale.

La valutazione del personale garantisce numerosi vantaggi all'azienda. I principali sono:

• miglioramento delle performance individuali e collettive. Fornendo feedback costruttivi e mirati, la valutazione aiuta i dipendenti a comprendere i propri punti di forza e le aree di miglioramento. Ciò si riflette positivamente anche sulle performance del team e, in ultima analisi, sull'efficienza complessiva dell'azienda;
• chiarezza di obiettivi. La valutazione del personale permette di stabilire obiettivi chiari e condivisi tra manager e dipendenti. Questo allineamento favorisce la comprensione delle aspettative aziendali e riduce il rischio di malintesi, aumentando l'engagement e il senso di appartenenza all'organizzazione;
• identificazione dei talenti e delle potenzialità di crescita. Il processo di valutazione consente di individuare i dipendenti che hanno maggiori capacità e potenziale per ruoli di maggiore responsabilità. Questo facilita la pianificazione della successione e il processo decisionale riguardo a promozioni e avanzamenti di carriera;
• sviluppo professionale e formazione mirata. Grazie alla valutazione del personale, è possibile identificare le competenze mancanti e progettare interventi di formazione su misura per colmare le lacune. Questo approccio contribuisce allo sviluppo continuo delle competenze dei dipendenti, rendendoli più preparati per le sfide future;
• aumento della motivazione e del coinvolgimento. Il feedback regolare e costruttivo può aumentare il livello di motivazione dei dipendenti perché li fa sentire ascoltati e valorizzati. La valutazione rappresenta, quindi, un importante strumento di engagement, che incentiva i lavoratori a dare il massimo e aiuta a migliorare la produttività sul lavoro.

Vi sono, però, anche alcuni svantaggi da considerare attentamente:

• bias. Anche adottando metodi di valutazione strutturati, il rischio di fornire giudizi soggettivi è sempre presente. L'analisi può essere influenzata da pregiudizi inconsci del valutatore, che potrebbero influire negativamente sull'equità del processo e sulla percezione che i dipendenti hanno di esso;
• rischio di stress e ansia nei dipendenti. La valutazione può generare stress, specialmente se non viene presentata in modo costruttivo o se non vi è chiarezza sugli obiettivi. I dipendenti potrebbero sentirsi sotto pressione e temere ripercussioni negative, anche quando le loro performance sono adeguate;
• investimento di tempo e risorse. La preparazione, il monitoraggio e l'analisi delle valutazioni possono richiedere un investimento ingente in termini di tempo e risorse. Per aziende di grandi dimensioni, il processo può diventare costoso e dispendioso, soprattutto se si utilizzano metodi complessi o si coinvolgono figure esterne;
• possibili resistenze interne. In alcuni casi, i dipendenti possono percepire il processo di valutazione come un controllo eccessivo o un'ingerenza, mostrando resistenza o scetticismo. Questo atteggiamento può minare l'efficacia della valutazione, rendendo più difficile raggiungere gli obiettivi prefissati.

Nonostante gli svantaggi, la valutazione del personale è un investimento fondamentale per il successo dell'organizzazione. Essa fornisce una base solida per migliorare le performance, promuovere lo sviluppo professionale e creare un ambiente di lavoro più collaborativo e orientato alla crescita.

Affrontando con proattività i possibili ostacoli che potrebbero presentarsi lungo il percorso, le aziende possono massimizzare i benefici di questo processo, rafforzando il proprio capitale umano e garantendosi una maggiore competitività sul mercato del lavoro.

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