Guck mal, wer da scannt: dem Digitalisierungs-Bedarf auf der Spur

Was Nutzungsdaten über den Stand der digitalen Transformation verraten

Die Digitalisierung in allen Abteilungen vorantreiben - das steht bei vielen Unternehmen ganz oben auf der Agenda. Aber wie weit sind eigentlich die einzelnen Teams? Wie arbeiten die Fachbereiche wirklich? Und wo beruhen die Prozesse noch auf Papier? Nur wer die Antworten auf diese Fragen kennt, kann auch eine fundierte und zielführende IT-Strategie entwickeln. Belastbare Anhaltspunkte gibt es meistens reichlich: Die Nutzung von Multifunktionsdruckern und Scannern gibt Einblicke in den Arbeitsalltag der Teams.

Datengetriebenes Management - leichter als gedacht?

Erkenntnis ist der erste Schritt zu jeder guten Strategie. Und zugleich auch der wichtigste. Wer die Prozesse in einem komplexen Unternehmen optimieren möchte, muss Informationen über unterschiedliche Abteilungen an unterschiedlichen Standorten, möglicherweise sogar in verschiedenen Städten und Ländern einholen und auswerten - allein das erscheint manchmal wie ein Mammut-Projekt. Wie praktisch, wenn wichtige Insights zu den Arbeitsabläufen schon da sind. Sie schlummern oft nicht nur in Nutzungsprotokollen von Anwendungen und Server-Logs, sondern auch dort, wo sie kaum jemand vermutet: zum Beispiel in den Zählerständen von Multifunktionsdruckern (MFPs). Denn diese zählen neben den Drucken und Kopien auch jede eingescannte Seite. Das mag banal klingen - kann aber entscheidende Indizien liefern, um umständlichen manuellen Prozessen auf die Spur zu kommen.

Scanner-Zähler erzählen Bände über die Arbeitsweise der Teams

Bei der Spurensuche lohnt sich ein Blick ins Detail: Zu wissen, wie viele Seiten im Unternehmen gescannt wurden, fördert noch keine Erkenntnis zutage. Doch die Daten beinhalten neben der Seitenanzahl und dem Zeitpunkt auch den Standort der Geräte. So lässt sich also herausfinden, an welchen Geräten das Scan-Volumen von den übrigen Geräten abweicht. Um dies auch visuell schnell erfassen zu können, bieten sich Dashboards an: Mit Tools wie Microsoft PowerBI lassen sich die Daten in Echtzeit analysieren und in interaktiven Ansichten mit gewünschter Detailtiefe visualisieren. Auf einen Blick ist damit erkennbar, wo und wann es "Ausreißer" beim Scan-Verhalten gibt. Durch den Geräte-Standort lassen sich meistens bestimmte Standorte oder Teams zuordnen, während die Auswertung anonym bleibt.

Wo viel gescannt wird, steckt viel Digitalisierungs-Potenzial

Die Gründe für ein erhöhtes Scan-Volumen können unterschiedlich sein - aber grundsätzlich gilt: Wo viel gescannt wird, müssen massenweise analoge Daten in eine digitale Form gebracht werden. Und da dies in großem Umfang von Hand geschieht, steckt hier besonders viel Potenzial für digitalisierte und automatisierte Prozesse. Zum Beispiel:

• Rechnungen, die von Hand gescannt und in einer Buchhaltungs-Software hinterlegt werden

• Korrespondenz, die aus rechtlichen Gründen digital archiviert werden muss.

• Verträge, die als unterzeichnete Exemplare eingescannt und in Ordnern abgelegt werden.

Auch die Scan-Zeitpunkte können aufschlussreich sein. Ein kontinuierlich hohes Volumen deutet darauf hin, dass in der Abteilung für bestimmte Routine-Aufgaben manuell Dokumente digitalisiert werden, etwa beim Freigeben von Angeboten. Gibt es dagegen größere Ausschläge zu bestimmten Zeitpunkten, handelt es sich möglichweise um geballte administrative Aufgaben wie die Erfassung von Belegen am Monatsende.

Analoge und digitale Welt intelligent verknüpfen

Die visualisierten Daten der Scan-Dashboards zeigen also realistische und vielversprechende Ansatzpunkte für konkrete Maßnahmen einer Digitalisierungs-Strategie. Das muss nicht bedeuten, auf das Scannen oder Drucken ganz zu verzichten. Denn richtig eingesetzt, bilden MFPs eine smarte Schnittstelle zwischen analoger und digitaler Welt. Es kommt darauf an, was nach dem Scannen passiert: So lässt sich das digitalisierte Dokument direkt in einen automatisierten Workflow einbinden, etwa bei der intelligenten Verarbeitung von Eingangsrechnungen. Je nach IT-Landschaft bieten sich dafür gleich mehrere Technologien an:

• Kofax AutoStore bietet eine übersichtliche Plattform für Dokument-Workflows inklusive Texterkennung und Format-Konvertierung.

• Mit Scan-to-OneDrive-Lösungen, etwa als Add-In bei Workplace Pure, können Dokumente direkt in die Microsoft 365-Welt eingebunden und über die Power Platform in komplexe Workflows integriert werden.

• Durch die Schnittstelle zu einem ECM-System lassen sich digitalisierte Dokumente in plattformübergreifende Workflows einbinden, revisionssicher archivieren, per Volltextsuche finden und gemeinsam bearbeiten.

Ist der Anfang mit einem ausgewählten Prozesse erstmal gemacht, finden sich in der Regel schnell ähnliche Potenziale für die digitale Transformation. Auch hierbei kann die Analyse von Nutzungsdaten eine wertvolle Hilfe sein.

Wir unterstützen mit Erfahrungen bei der Scanner-Datenauswertung

Durch valide Daten Rückschlüsse auf die Arbeitsweise ziehen: Konica Minolta unterstützt Unternehmen mit Dashboards und individuellen Auswertungen des Scan-Verhaltens - unter Berücksichtigung aller MFP-Standorte. Dadurch können Erkenntnisse ans Tageslicht kommen, die sonst noch lange im Dunklen verborgen geblieben wären. So konnten wir bereits einige Projekte bei unseren Kunden anstoßen, die mit wenig Aufwand an der richtigen Stelle viel bewirken. Mit einem Scan-to-OneDrive-Workflow bindet ein Immobilienunternehmen seine MFPs in smarte Prozesse ein. In einem Lebensmittel-Betrieb etablieren wir Workflows für Eingangsrechnungen und Lieferscheine. Ein Energieunternehmen testet eine Scan-to-SharePoint-Lösung mit Workplace Pure. Und wie können wir die digitale Transformation bei Ihnen voranbringen?

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