Come organizzare lo spazio ufficio in base alle esigenze lavorative

Come organizzare lo spazio ufficio in modo efficace? La gestione di un ufficio moderno si muove verso paradigmi sempre più flessibili: la nuova frontiera degli spazi di lavoro è il Flexible Office, che permette di riadattare e rimodulare gli spazi in base alle attività .

Come organizzare lo spazio ufficio: perché un Flexible Office

All'interno di un Flexible Office, lo spazio è strutturato in base al paradigma Activity Based Working, pensato per rispondere alle esigenze di chi ne usufruisce di volta in volta. Questo permette al Facility Manager di ottimizzare la gestione degli spazi e, allo stesso tempo, accomodare pratiche di lavoro ibrido o misto tra professionisti in presenza e a distanza.

Organizzare lo spazio ufficio in modo flessibile apporta così vantaggi significativi sia in termini di costi che di produttività delle risorse. In primo luogo, questa configurazione consente di ottimizzare gli spazi disponibili e ridurre i costi fissi relativi all'affitto e alla manutenzione degli ambienti lavorativi, in quanto si possono adattare gli spazi alle reali necessità quotidiane, evitando aree inutilizzate.

Dal punto di vista della produttività, il Flexible Office favorisce un ambiente dinamico e stimolante, che si adatta alle diverse esigenze dei team potenziando la collaborazione e l'efficienza. Senza dimenticare, poi, che l'adozione di soluzioni tecnologiche avanzate per la gestione degli spazi consente una pianificazione e allocazione delle risorse più efficiente, limitando i tempi morti e massimizzando l'uso delle infrastrutture disponibili.

Vediamo ora quali sono le 5 principali configurazioni possibili per organizzare lo spazio ufficio e quando adottarle.

1. Come organizzare lo spazio ufficio per il lavoro individuale

Per le attività individuali che richiedono un'elevata concentrazione, l'ufficio deve disporre di aree dedicate dove lavorare in tranquillità. Ad esempio, all'interno di un open space, è possibile predisporre delle cabine insonorizzate o scrivanie individuali posizionate in aree riservate e separate dal resto della sala, così da garantire la massima riduzione delle distrazioni.

2. Come organizzare lo spazio ufficio per il lavoro di squadra

Quando si tratta di favorire la collaborazione e lo scambio di idee tra i membri di un team, lo è ideale organizzare spazio ufficio condesk ampi e modulabili, facendo leva ad esempio su scrivanie con rotelle che possono essere spostate facilmente nel corso di un meeting e riarrangiate a seconda delle dimensioni del gruppo di lavoro e delle esigenze del progetto in corso.

Lo spazio ufficio deve poi comprendere in questo caso strumenti per la condivisione di idee, come lavagne interattive esistemi di videoconferenza, che permettono una comunicazione fluida sia in presenza che a distanza, stimolando la creatività e l'efficienza.

3. Come organizzare lo spazio ufficio per riunioni e incontri formali

Organizzare lo spazio ufficio in questo caso richiede un'attenzione particolare alla funzionalità e all'efficacia comunicativa degli ambienti. Un esempio pratico è l'adozione di un layout a "U" per la disposizione delle sedute, ideale per favorire l'interazione tra i partecipanti e garantire a tutti una visuale ottimale sia degli altri presenti sia di eventuali schermi o lavagne interattive utilizzate durante l'incontro.

Per le riunioni che richiedono maggior brainstorming, tavoli rotondi o ovali stimolano una comunicazione più aperta e paritaria, eliminando le posizioni di testa e di fondo tavola e promuovendo un senso di inclusività. Per incontri più formali, come presentazioni o sessioni di formazione, l'organizzazione in stile "aula" con sedute rivolte verso il relatore o uno schermo centrale facilita la concentrazione sull'argomento trattato. La dotazione tecnologica gioca qui un ruolo chiave, con sistemi di videoconferenza di alta qualità, proiettori e schermi adeguati per le presentazioni.

Come organizzare lo spazio ufficio per le aree comuni

Come in un ufficio tradizionale, anche in uno spazio di lavoro flessibile le aree comuni per i momenti di relax sono fondamentali per il benessere dei dipendenti.

Questi spazi sono pensati per essere accoglienti e ben distinti dalle zone di lavoro. Un esempio pratico è l'allestimento di una zona relax con sedute comode e modulari, come divani e poltrone che possono essere facilmente spostati o riconfigurati per adattarsi a diverse attività, da una pausa caffè informale a sessioni di brainstorming meno strutturate. L'aggiunta di tavolini bassi offre spazio per appoggiare bevande o dispositivi personali mentre, per stimolare la creatività e l'interazione, possono essere introdotti elementi ludici come un tavolo da ping-pong, una lavagna per appunti spontanei o un angolo giochi.

La scelta di colori vivaci e di una illuminazione soffusa, insieme alla presenza di elementi naturali, contribuisce a creare un'atmosfera distesa che favorisce l'interazione e l'aggregazione.

5. Come organizzare lo spazio ufficio per la formazione

Da non dimenticare, infine, gli spazi dedicati alla formazione per supportare la crescita professionale e l'aggiornamento continuo dei dipendenti. Questi ambienti devono essere versatili, adatti sia a lezioni frontali che a workshop interattivi, e dotati delle tecnologie necessarie per facilitare l'apprendimento, come proiettori, risorse digitali e lavagne interattive.

Per sessioni di formazione che incoraggiano la collaborazione e il lavoro di gruppo, i tavoli possono essere organizzati in piccoli cluster o cerchi, permettendo ai partecipanti di interagire facilmente tra loro. È essenziale qui includere mobili facilmente riconfigurabili, come tavoli su ruote e sedie impilabili, per adattarsi rapidamente a diversi formati di apprendimento.

Come organizzare lo spazio ufficio con la tecnologia giusta

Per capire come organizzare lo spazio ufficio in modo efficiente, va da sé che la tecnologia è l'alleato chiave: ad esempio il giusto strumento è in grado di indicare quanto sono utilizzati gli spazi aziendali, come vengono gestiti e quali difficoltà e problematiche possono emergere. Ciò è possibile grazie ad appositi tool per la gestione delle prenotazioni (come accade già per le scrivanie) ma anche da attività mirate, come il check-out da una certa sala riunioni.

Questi dati sono essenziali per capire come ripensare gli spazi interni e, soprattutto, per ottimizzare l'erogazione dei servizi connessi (quali la gestione delle pulizie degli spazi o la reception) in funzione del loro reale utilizzo: questo è, in buona sostanza, l'obiettivo di un Flexible Office.

Gli uffici flessibili., difatti, si concentrano sull'ottimizzazione dell'esperienza lavorativa: l'investimento nei cosiddetti soft service, con un'attenzione particolare a quelli che migliorano il benessere dei lavoratori, contribuisce a far percepire l'azienda come employee-oriented, con un conseguente aumento di produttività e coinvolgimento delle sue risorse.

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