TOTVS SA
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11/14/2024 | News release | Distributed by Public on 11/14/2024 15:12
Conheça os tipos de assinaturas e saiba quando usá-las
Embora as assinaturas eletrônicas estejam se tornando cada vez mais comuns nos negócios, há outros tipos de assinaturas que ainda são usadas na rotina corporativa.
Por isso, é importante conhecer o conceito das diversas espécies de assinatura e saber quando utilizá-las.
E, a partir desse conhecimento, você poderá entender os motivos pelos quais as organizações estão aderindo à tecnologia no processo de assinatura de documentos.
Acompanhe!
Quais são os tipos de assinaturas e quando usá-las?
É possível categorizar quatro tipos de assinaturas: a assinatura manuscrita, a digitalizada, a eletrônica e a digital.
Antes de entender mais sobre elas, vale destacar que, assim como a assinatura manuscrita, o modelo digital e eletrônico também tem validade jurídica.
Veja a seguir as características de cada um dos tipos existentes.
Assinatura manuscrita
A assinatura manuscrita é o tipo mais tradicional de autenticação e consiste em uma marca única feita à mão, geralmente com caneta, em documentos impressos.
Ela é mais utilizada quando há necessidade de assinar um documento pessoalmente, como uma cópia física de contrato empresarial, faturas, informes internos, dentre outros.
No entanto, este tipo de assinatura pode ser facilmente forjada e não é muito segura.
A segurança da assinatura manuscrita depende de fatores externos, como o reconhecimento da firma em cartório, que autentica a autoria e previne falsificações.
Por isso, ela apresenta certas limitações em termos de segurança e praticidade quando comparada com os outros tipos de assinaturas.
Nesses casos, não há criptografia envolvida, é preciso assinar o documento pessoalmente e o arquivo precisa ser fisicamente armazenado, o que pode gerar desafios logísticos para empresas que precisam gerenciar grandes volumes de contratos.
Assinatura digitalizada
A assinatura digitalizada é simplesmente uma imagem da assinatura manuscrita que foi escaneada ou tirada com uma câmera digital.
Este tipo de assinatura pode ser usado para fins de identificação, desde que aceito pelas partes envolvidas.
Porém, é menos seguro do que uma assinatura digital, uma vez que pode ser facilmente duplicada.
Assinatura eletrônica
Recentemente, tivemos a promulgação da Lei da Assinatura Digital (Lei nº 14.603/2020).
Esta lei estabelece os três tipos de assinatura eletrônica que são reconhecidos no Brasil: simples, avançada e qualificada.
Confira a seguir as características de cada e-signature.
Assinatura eletrônica simples
A assinatura eletrônica simples é aquela que permite a identificação do seu signatário e o associa a algum dado.
Os métodos comuns, como identificação corporativa, senha por telefone e e-mail, são suficientes para a verificação da identidade.
Ela é frequentemente usada para coisas rotineiras de baixa importância ou que não envolvam informações sigilosas, como:
- Assinatura de relatórios e recibos;
- Comunicação por e-mail entre funcionários da empresa;
- Confirmação de agendamento de serviço e consultas, dentre outras aplicações.
Apesar de fornecer algum nível de proteção, não é tão seguro quanto os outros tipos de assinaturas.
Assinatura eletrônica avançada
O segundo modelo é a assinatura eletrônica avançada.
Este tipo de assinatura usa métodos criptográficos para garantir a segurança e é mais utilizada para comunicações sensíveis, transações legais ou financeiras.
A comprovação da identidade do signatário pode se dar, por exemplo, por meio de um certificado corporativo, um certificado digital fora do padrão ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira), um PIN (Personal Identification Number) ou dados biométricos.
O importante é que se escolha um meio que possa comprovar a autoria e a integridade dos documentos eletrônicos e que seja aceito pelas partes.
Assinatura eletrônica qualificada
Finalmente, há a assinatura eletrônica qualificada, que fornece o mais alto nível de segurança e é também conhecida como assinatura digital.
Ela foi o primeiro tipo a ser regulamentado, pois foi prevista na Medida Provisória nº 2.200-2/2001.
Para utilizar uma assinatura eletrônica qualificada, o signatário deve ter um certificado digital emitido por uma Autoridade Certificadora (AC) credenciada na ICP-Brasil, conforme as normas brasileiras.
Ela é utilizada para transações em que se exige um maior rigor quanto à proteção das informações.
De acordo com a lei, é obrigatória em todas as transações realizadas com o poder público, na emissão de NFs (exceto se for MEI), nos atos de transferência e de registros de bens imóveis, e na assinatura eletrônica de documentos de saúde para pacientes.
Assinatura digital
Assinatura digital é o mesmo que assinatura eletrônica qualificada. Como você viu, é o tipo mais seguro de assinatura eletrônica e requer o uso de um certificado digital no padrão ICP-Brasil.
É importante destacar que ela equivale à assinatura manuscrita com reconhecimento de firma em cartório. Ou seja, se o usuário utiliza este certificado para assinar um documento, não há necessidade de ir ao cartório.
Por que optar pelas assinaturas eletrônicas e digitais?
De acordo com a Statista, o mercado global de assinaturas eletrônicas foi avaliado em cerca de US $4 bilhões em 2022, e deve crescer para mais de US $35 bilhões até 2029.
Esse crescimento tem vários motivos. Basta ter em mente que o uso dos diversos tipos de assinaturas digitais e eletrônicas pode beneficiar empresas de diversas maneiras.
Ele pode reduzir custos, aumentar a produtividade, otimizar o tempo e garantir operações mais seguras. Além disso, é uma solução mais sustentável do que papéis e documentos físicos.
Essas assinaturas são legalmente válidas no Brasil. A seguir, detalhamos os benefícios de usá-las para que você dê mais um passo em relação à transformação digital:
- Otimizar o tempo: ao permitir que os usuários assinem documentos digitalmente, a tecnologia acelera o processo de obtenção de documentos assinados, o que otimiza tempo e ajuda na hora de fechar negócios;
- Reduzir custos: o uso da tecnologia no processo de assinatura de documentos pode contribuir para a redução de diversos gastos como compra de papel, impressão, envio e coleta de remessas e registros cartorários;
- Garantir mais segurança às operações: a tecnologia de assinatura eletrônica é baseada no uso de mecanismos criptográficos e oferecem recursos avançados para garantir a integridade, a autenticidade e o não repúdio da ferramenta;
- Ganhar produtividade e espaço físico: a assinatura digital permite maior eficiência nas atividades burocráticas, que são realizadas em menos tempo e, assim, garantem maior produtividade. Além disso, o recurso elimina a necessidade de uma infraestrutura para armazenamento de arquivos físicos;
- Adotar uma solução mais sustentável: ao adotar algum dos tipos de assinaturas eletrônicas, a empresa mostra comprometimento com práticas sustentáveis. Além da redução no consumo de papel, reduz-se também a emissão de gases poluentes ao eliminar a necessidade de deslocamento para envio e coletas de documentos, por exemplo.
TOTVS Assinatura Eletrônica
Se você se perde em meio ao volume de documentos que precisa ser assinado, sabe que é urgente buscar uma forma de otimizar esse processo.
A proposta do TOTVS Assinatura Eletrônica é simples: conferir produtividade ao processo de assinatura eletrônica de documentos e aumentar a eficiência na rotina de trabalho da organização.
Para tanto, os usuários deste sistema contam com uma série de funcionalidades para facilitar este processo interno, mesmo diante das centenas de contratos e outros documentos. Veja alguns recursos e benefícios da ferramenta:
- 100% de validade jurídica;
- Conformidade com a LGPD;
- Padrão de criptografia SHA256;
- Gestão centralizada do processo de assinatura;
- Armazenamento de documentos na TOTVS Cloud;
- Assinatura eletrônica ou digital, seja com certificados A1 ou A3;
- App Minha Assinatura Eletrônica, que confere mobilidade aos profissionais.
Faça o teste e aproveite grátis por 30 dias todas as vantagens da TOTVS Assinatura Eletrônica!
Conclusão
A adoção dos diferentes tipos de assinaturas digitais e eletrônicas traz inúmeros benefícios para as empresas, incluindo otimização dos processos organizacionais, redução de custos e sustentabilidade.
A tecnologia apresenta validade legal, o que é uma grande preocupação dos gestores, motivo pelo qual é uma opção segura para os signatários.
E investir em um sistema de assinatura eletrônica confiável pode proporcionar ainda mais benefícios e facilidade ao processo de gerenciamento de documentos.
Considere incorporar esta tecnologia em sua rotina de negócios para aumentar a produtividade e eficiência, e conte conosco para ajudá-lo na jornada de transformação digital!
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